Headhunter i föreningen?
Många bostadsrättsföreningar har en valberedning och den skulle kunna kallas föreningens egen rekryteringskonsult. Uppdraget för valberedningen är att jaga nya kandidater till kommande års styrelse. Men vad gäller i övrigt? Här är vanliga frågor och svar om arbetet.
Valberedningen väljs av medlemmarna på föreningsstämman med uppgiften att ta fram förslag på lämpliga personer till föreningens styrelse och revisorer att välja på stämman nästkommande år. I vissa föreningar ingår även i uppdraget att föreslå nivån på styrelsearvodet.
Formellt finns inga lagkrav på att föreningen måste utse en valberedning, men det kan vara inskrivet i föreningens stadgar. Det finns heller inga bestämmelser om hur valberedningen ska arbeta. Just därför får vi i vår styrelserådgivning en del frågor om valberedningen och dess arbete. Här är några:
Om valberedningen självständigt tar fram riktlinjer för sitt arbete, krävs då ett styrelsebeslut för det?
Valberedningen kan utarbeta egna riktlinjer som inte behöver godkännas av vare sig styrelsen eller stämman, men det händer ibland att valberedningar tror att de har större inflytande än de egentligen har. Det kan vara att de formulerar handlingar som de menar binder föreningen, till exempel att valberedningen har rätt att delta på styrelsemöten och lägger sig i policyfrågor för föreningen. Sådana saker har valberedningen inte mandat för och ni kan i så fall bortse från dessa skrivningar. Då är det också en god idé för medlemmarna att välja andra valberedare.
Är det en jävsituation om valberedningen, om bara består av en person, föreslår sin svåger att sitta som ledamot i styrelsen?
Att valberedningen föreslår sin svåger som ledamot till styrelsen är ingen jävssituation. Valberedningen består av medlemmar som hjälper föreningen att hitta kandidater till styrelsen och har inga andra befogenheter än andra medlemmar. Alla medlemmar får föreslå kandidater till styrelsen och styrelseledamöter får även föreslå sig själva. Det är inte heller jäv att rösta på en närstående på stämman.
Kan valberedningen föreslå sig själv till olika förtroendeuppdrag?
Det finns inget som hindrar att valberedningen föreslår sig själva som blivande styrelseledamöter, suppleanter, revisorer eller andra förtroendeuppdrag i föreningen, till exempel valberedning.
Kan en person som inte är medlem sitta i valberedningen?
Om inte era stadgar säger att endast medlemmar får sitta i valberedningen, får även en icke-medlem väljas.
Hur länge får valberedningen spara dokument såsom intervjuanteckningar och CV, kontaktuppgifter och e-post?
Enligt integritetslagstiftningen får personuppgifter inte sparas längre än nödvändigt för ändamålet, i det här fallet att kunna presentera ett underlag till nya valbara ledamöter. Egentligen skulle dessa uppgifter då raderas efter att processen är klar och stämman hållits. Med tanke på att stämmobeslut kan överklagas bör de dock sparas lite längre. Uppgifterna bör därför raderas så snart de inte längre behövs eller senast efter ett år. Vad gäller e-postkonversationer är det viktigt med en rutin för att spara dem i en särskild mapp så att de är lätta att hitta och radera vid samma tillfälle som övriga uppgifter.
Om valberedningen har förslag till styrelse, måste stämman besluta som den föreslår?
Nej, stämman behöver inte besluta enligt valberedningens förslag om förtroendevalda, utan kan komma med andra förslag. Mötesordföranden måste fråga stämman om andra förslag finns.
