En av styrelsens viktigare uppgifter är att regelbundet informera medlemmarna om vad som händer i föreningen. Bra och tydlig information ökar trivseln och ger en positiv bild av föreningen. Det betyder dock inte att styrelseprotokollen ska lämnas ut för medlemmarna att läsa.

Många föreningar ger ut ett informationsblad eller nyhetsbrev till medlemmarna en gång i månaden, kvartalsvis eller efter varje styrelsesammanträde där styrelsen övergripande berättar vad den arbetar med och vad som är på gång framöver. Det är ett bra sätt att hålla medlemmarna informerade och därigenom undvika onödig irritation. På så sätt underlättas styrelsens arbete.

Information om ekonomin

Bra och tydlig ekonomisk information gör det också enklare för mäklare när de värderar lägenheterna och spekulanterna får en positiv bild av föreningen. Det finns dock ingen lagreglerad informationsskyldighet annat än årsredovisningen. I den samlas all viktig information om föreningen och fastigheten.

Ett gott råd är att se årsredovisningen som en del i marknadsföringen av föreningen. Det finns all anledning att lägga ner arbete på utformning av och innehåll i årsredovisningen, både med tanke på medlemmar som tänker sälja sina lägenheter och tillkommande nya medlemmar.

Styrelsen har tystnadsplikt

I grunden präglas en bostadsrättsförening av öppenhet. De enda undantagen från öppenhetsprincipen är frågor som är av integritetskänslig natur, till exempel frågor som rör föreningens relation till enskilda medlemmar eller frågor av affärsmässig natur som till exempel upphandling. Av den anledningen ska styrelseprotokoll inte spridas bland medlemmarna eftersom det kan skada enskilda medlemmar och föreningens intressen.

Webbplatser och andra digitala plattformar

Många föreningar har egna webbplatser. Att utnyttja webbplatsen och publicera aktuell information är ett utmärkt sätt att presentera föreningen och vad som händer där som medlemmar, mäklare, banker och andra kan ha stor nytta av.

Det är inte ovanligt att föreningar även har Facebook-grupper, kommunicerar via appen Whatsapp eller använder sig av boendeappen Boappa som en kommunikationskanal. Även dessa är bra kanaler som når många medlemmar snabbt och som också ger medlemmarna möjlighet till flervägskommunikation mellan styrelsen och alla medlemmar.

Det ena utesluter inte det andra

De flesta har tillgång till dator och många har så kallade smartphones. Att gå med i en facebookgrupp kräver att medlemmen själv har ett konto och för appgruppen krävs att användaren har en smartphone. Därför går det inte att enbart förlita sig på webbplatsen, eller olika mediegrupper, som enda informationskanalen eftersom det finns de som av olika anledningar inte använder dator, är facebookanvändare eller har en smartphone.
Formell information som måste nå ut till medlemmarna kan därför behöva förmedlas via flera kanaler: anslag i trapphuset, delas ut i brevlådorna, publiceras på webbplatsen och aviseras via sociala mediegrupper.

Bör uppdateras regelbundet

Webbplatser och olika grupper för kommunikation kräver mycket arbete för att bevakas och hållas aktuella. Det är därför klokt att någon eller några i föreningen utses att ha ett särskilt ansvar för att hålla dessa uppdaterade.