Hantera och spara föreningens dokument

Oavsett om en förening sköter det administrativa själv eller tar hjälp av en förvaltare har styrelsen ett ansvar att hantera och förvara alla dokument på rätt sätt. Men det är inte alltid lätt att ha koll på exempelvis hur länge vissa handlingar ska sparas.

Förutsättningarna för landets bostadsrättsföreningar ser väldigt olika ut. Storleken på föreningen, om lokaler finns och hur digitaliserad föreningen är påverkar hur enkelt eller svårt det är att hantera dokumentationen. Vissa bostadsrättsföreningar har varken dator, föreningslokal eller styrelserum. Enligt bokföringslagen och lagen om ekonomiska föreningar måste föreningens dokument sparas överskådligt, åtkomligt och ordnat, och på ett betryggande sätt. Samtidigt gäller olika bevarandetider för olika dokument.

Föreningsspecifika dokument

Alla dokument som är kopplade till föreningens verksamhet och är unika för föreningen, såsom lägenhets- och medlemsförteckning, protokoll från föreningsstämmor och styrelsemöten, ska sparas för evig tid. Det gäller även upplåtelseavtal och överlåtelseavtal som ska sparas i obruten kedja i lägenhetsförteckningen. Föreningen kan bestämma sig för att digitalisera materialet men papperskopiorna måste ändå sparas för evig tid, eller så länge föreningen finns. 

För medlemsförteckningen gäller dock enligt föreningslagen att den ska sparas i pappersformat i minst sju år efter digitaliseringen men kan därefter slängas. Det förutsätter dock att alla gamla uppgifter också förts över digitalt. Annars ska även medlemsförteckningen sparas i originalformatet för evig tid, eller så länge föreningen finns och minst sju år efter föreningens upplösning.

Föreningens räkenskaper

Föreningens räkenskaper ska också arkiveras. De pärmar med dokument som ni, eller er ekonomiska förvaltare, förvarar ska sparas i sju år enligt bokföringslagen. Detta gäller bland annat balansräkningar, årsredovisningar, bokslut, kassaböcker och verifikationer såsom kvitton och fakturor. Även avtal räknas som räkenskapsinformation.

Om föreningen vill digitalisera materialet, det vill säga skanna in fakturor och annat, gällde tidigare att pappershandlingarna fick slängas först efter att tre år hade passerat efter att räkenskapsåret avslutades. Men från den 1 juli 2024 har kravet på att räkenskapsinformation ska sparas i original under en viss tid efter digitaliseringen tagits bort. Det innebär att till exempel kvitton och fakturor kan kastas om materialet finns digitaliserat.

Mer information om räkenskapsmaterial och arkivering finns på Bokföringsnämndens webbplats.

Andra handlingar

Styrelsen får in en hel del papper i den löpande förvaltningen. Hur länge behöver de olika dokumenten sparas? Handlingar som gäller andrahandsuthyrning, underrättelser om pantsättningar, mäklarblanketter med mera har ingen tidsgräns enligt lag som behöver följas och kan därför slängas när till exempel andrahandsuthyrningen upphört eller panten är löst. Men de kan behöva sparas om det finns skäl att tro att de kan vara nödvändiga för eventuella rättsliga anspråk längre fram.

Kreditbedömningar äldre än tre månader är enligt Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, inte längre relevanta och ska raderas. Uppgifter om sena betalningar kan sparas i tre år.

Hur ska pappren förvaras?

När vi säger spara menas i bostadsrättslagens mening på klassiskt vis i pappersform ”på ett betryggande sätt”. Bostadsrätterna rekommenderar därför att de förvaras i brandsäkra skåp.

Det är förstås viktigt att förvara dokument som inte är offentliga på en plats som endast styrelsen har tillgång till. Exempelvis ska inte styrelseprotokoll vara åtkomliga varken för medlemmarna eller allmänheten. Originalprotokollen bör förvaras i ett låst skåp eller utrymme, gärna brandsäkert dit endast styrelsen har nyckel eller kod. Det gäller även lägenhetsförteckningen.

Om föreningen har ett låst styrelserum eller säkerhetsskåp där dokumenten förvaras behöver styrelsen ha en rutin för att byta kod eller för nyckelhanteringen för att förhindra åtkomst för dem som avgått ur styrelsen.

Digitaliserat material och åtkomst

Att enskilda personer i styrelsen, såsom ordförande eller sekreterare, har all information och dokumentation hemma hos sig eller i sin egen dator är inte att rekommendera. Detta på grund av risken att ingen annan kommer åt dokumentationen ifall något skulle hända personen. Dokument kan i stället sparas elektroniskt, till exempel lagras på föreningens egen webbplats eller en annan webbplats eller portal dit alla styrelseledamöter har åtkomst genom lösenords- eller bankID-inloggning. Andra exempel är olika molntjänster såsom Google Drive och Dropbox.

När det gäller elektroniskt sparade dokument behöver regelbundna säkerhetskopior göras med lämpligt intervall och kopiorna bör förvaras åtskilda från den kopierade informationen.

Om föreningen har dokument på sin webbplats eller i en molntjänst behövs även här en rutin för att byta inloggning då styrelseledamöter byts. En delad filyta i en molntjänst kan också öppnas för externa aktörer, exempelvis entreprenörer, men då med begränsad tillgång för just det ändamålet. Tänk då på att ta bort åtkomsten när avtalsförhållandet upphört.

Föreningen behöver också kontrollera var molntjänstleverantören har sina servrar och vilket backupsystem som finns. Enligt integritetslagstiftningen behöver föreningen veta om leverantören finns inom EU eller uppfyller så kallad adekvat skyddsnivå.

Läs mer om molntjänster på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Vilka handlingar får medlemmarna ta del av?

Medlemsförteckningen är till skillnad från lägenhetsförteckningen offentlig, vilket innebär att den ska hållas tillgänglig för medlemmarna och andra som vill se den, till exempel köpare, mäklare, myndigheter med flera. Men det innebär inte att styrelsen är skyldig att lämna ut en kopia på den.

Självklart ska medlemmarna också ha tillgång till årsredovisningen och revisionsberättelsen som medlemmarna ska kunna ta del av senast två veckor före föreningsstämman. Efter stämman ska även stämmoprotokollen hållas tillgängliga för medlemmarna att läsa senast tre veckor efter att den har ägt rum.

Handlingar som styrelsen inte behöver lämna ut

Ibland vill medlemmar ta del av både styrelseprotokoll, föreningens underhållsplan, offerter som styrelsen tagit in inför en upphandling med mera. Men, som redan nämnts, är styrelseprotokollen inte offentliga. Detta för att de kan innehåll känslig information om medlemmar, exempelvis störningar och obetalda avgifter.

Underhållsplanen är inte en handling som styrelsen har någon skyldighet att redovisa för medlemmarna men det är bra att informera om vad föreningen planerar för underhåll framöver, till exempel i samband med stämman. Många föreningar väljer att redogöra för detta i sin årsredovisning, alltså vilka åtgärder som genomförts och även framtida underhåll.

Offerter som inhämtats är styrelsens arbetsmaterial och är inget den behöver visa för medlemmarna.