Protokoll måste föras både vid föreningsstämmor och alla styrelsemöten i föreningen. Det är stämmoordförandens ansvar att se till att det förs protokoll vid stämman liksom ordförandens vid styrelsemötet.

Alla typer av protokoll är viktiga för att man i efterhand ska veta vad som har beslutats och hur ansvaret har fördelats. Styrelseprotokollen är även viktiga för att revisorerna som genom att granska protokollen kan se att styrelsen följer de beslut som fattats.

Protokoll vid föreningsstämma

Det är alltså stämmoordföranden vid föreningens årsmöte som ansvarar för att protokoll förs vid mötet, inte föreningsordföranden. Stämmoordföranden kan själv föra protokollet men det vanliga är att denne utser någon annan till protokollförare.

I protokollet måste anges stämmobeslut och omröstningsresultat. Om en röstlängd har upprättats ska den bifogas protokollet.

Protokollet ska undertecknas av ordföranden och minst en justerare, men föreningens stadgar kan ange ett annat antal. Även protokollföraren, om en sådan har utsetts, ska underteckna protokollet. Om dessa personer har olika uppfattning om hur protokollet ska utformas blir protokollförarens uppfattning avgörande. Övriga kan i en bilaga ange hur de anser att protokollet ska lyda.

Om någon av de som ska skriva under protokollet vägrar finns det inget att göra åt det. Protokollet blir inte ogiltigt av det skälet.

Protokollet ska justeras och hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman. Någon skyldighet att dela ut kopior till medlemmarna finns inte. Endast medlemmar har rätt att begära att få ta del av protokollen men många föreningar anslår sina stämmoprotokoll i trapphuset eller lägger ut dem på sin webbplats.

Stämmobeslut kan klandras, det vill säga överklagas till allmän domstol. Då är protokollet en viktig bevishandling som det heter. Överklagandet ska normalt ske inom tre månader. Vid vissa grova fel, till exempel brister i kallelsen till stämman, kan dock klander ske även efter tre månader.

Utgångspunkten är att det som anges i protokollet är vad som faktiskt beslutades vid stämman. Men klandras stämmobeslutet kan det hänvisas till annan bevisning som stöd för att beslutet inte ska gälla.

Det finns inga straffbestämmelser för försenade protokoll, inte heller för uteblivna eller ojusterade protokoll.

Protokoll vid styrelsemötet

Protokoll ska föras vid styrelsens sammanträden. Ordföranden kan ta på sig uppgiften men vanligast är att styrelsen utser en protokollförare. Protokollet ska undertecknas av den som har varit protokollförare. Det ska sedan justeras av ordföranden, om denne inte har fört protokollet, och av ytterligare en ledamot som styrelsen utser.

Normalt använder man sig av ordinarie styrelseledamöter till ansvarsposter såsom protokollförare men det finns inget i lag som hindrar styrelsen att utse en suppleant till att föra protokoll eller vara sekreterare. Även en person som inte tillhör styrelsen kan undantagsvis utses. Tänk dock på att en extern person inte har tystnadsplikt, varför en särskild sekretessförbindelse bör undertecknas och att föreningens ansvarsförsäkring bara gäller styrelsen

Vid en tvist kan det hänvisas till styrelseprotokoll som bevisning om vad som beslutats vid ett styrelsemöte. Men även annan bevisning kan läggas fram om vad som verkligen beslutades. Om inget styrelseprotokoll ha förts kan styrelsebeslut ändå vara giltiga. Men om beslutet ifrågasätts i efterhand blir det svårt att bevisa vad som beslutades.

Om någon ledamot inte vill stå bakom ett beslut kan ledamoten reservera sig mot det. Reservationen ska ske innan sammanträdet avslutas och ska antecknas i protokollet.

Protokollen är inte tillgängliga för vare sig medlemmar eller utomstående. Endast revisorn har rätt att ta del av dem. Nya ledamöter har dock rätt att se tidigare protokoll.

Protokoll ska föras i nummerföljd, förvaras på ett betryggande sätt och för evig tid. Läs mer om föreningens olika dokument här.

Om ett protokoll kommer bort

Styrelsen kan om ett protokoll tappats bort upprätta ett nytt om det går att återskapa innehållet så att det i princip är som det försvunna. Det kan då vara bra att skriva att protokollet är ett ”extra” protokoll som ersatt det som kommit bort, ifall det första skulle dyka upp igen.