Föreningsstämman är det högsta beslutande organet i en bostadsrättsförening och årsmötet det viktigaste mötet på året. För att det ska bli ett bra genomfört möte rent formellt, men även en trevlig sammankomst, krävs en god planering. Bostadsrätterna Direkt ger tips och råd.

I tidigt skede:

Den ordinarie föreningsstämman (kallas också årsstämma eller årsmöte) ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut. De flesta bostadsrättsföreningar håller därför sina årsmöten under våren.

Redan i början av året är det klokt att börja förbereda inför stämman. Till exempel kan det vara bra att tidigt titta på vilka datum som skulle vara lämpliga att hålla årsmötet.

Valberedningen

Kontakta valberedningen så tidigt på året som möjligt för att vara säker på att den sätter igång sitt arbete. Bjud eventuellt in valberedningen att vara med i början av ett styrelsemöte för att berätta om året och vilka ledamöter som inte kommer att sitta kvar i styrelsen. Informera självklart också om när stämman ska hållas.

Bokningar

Så snart datum för stämman har bestämts kan lämplig lokal bokas liksom eventuellt en extern ordförande. En stämma kan hållas i princip var som helst, det är inte reglerat i lag även om mycket annat är formellt stadgat. Om ingen egen lokal finns kan föreningen hyra in sig på en närliggande skola eller liknande. Det viktiga är att lokalen är trevlig och att alla kan göra sig hörda och se bra.

Eftersom det är styrelsens förvaltning som ska prövas på stämman kan det vara en god idé att en utomstående ordförande leder stämman. Det är också viktigt med en ordförande som kan mötesteknik. Men det behöver inte vara mer avancerat än att bjuda in grannföreningens ordförande för uppdraget.

Informationsbrev till medlemmar

Skicka ut information eller skriv i nyhetsbrev och berätta om datum och plats för stämman. Lägg ut information på föreningens webbplats om ni har en sådan. Upplys också om när motioner ska vara inlämnade och beskriv gärna kort hur motionerna bör utformas för att de ska vara enkla att förstå och besluta om. Uppmuntra medlemmar som är intresserade av styrelsearbete att kontakta valberedningen.

Mellantid:

Tiden går som bekant fort och det finns all anledning att påbörja arbetet med årsredovisningen för förra räkenskapsåret i god tid. Antingen genom att kontakta er ekonomiska förvaltare eller den i föreningen som håller i ekonomin. Börja också skissa på verksamhetsberättelsen som beskriver förra årets händelser och planerade arbeten.

Årsredovisningen klar

Föreningens revisor ska ha årsredovisningen för granskning senast sex veckor före stämman och föreningen bör få den i retur tillsammans med revisionsberättelsen senast tre veckor före stämman. Kontakta revisorn för att komma överens om allt det praktiska. Revisorn vill ha styrelseprotokoll och ibland verifikationer från förra året att gå igenom i samband med granskningen.

Motioner

Det finns visserligen inga lagkrav på att styrelsen ska besvara inkomna motioner men det är att rekommendera. När motionstiden har gått ut hålls ett styrelsemöte då dessa behandlas och besvaras. Styrelsen kan föreslå medlemmarna att bifalla, avslå eller anse motionen besvarad.

Tidigast sex veckor före stämman:

Kallelsen till medlemmarna

Till kallelsen bifogas dagordningen med de ärenden som stämman ska behandla inklusive eventuella motioner och propositioner. Det är inget lagkrav men dessa bör bifogas dagordningen. I föreningens stadgar står beskrivet vad som ska tas upp på årsmötet. Bifoga också gärna en mall för fullmakt, som finns på bostadsratterna.se under Blanketter.

Det är viktigt att kallelsen skickas i god tid men inte för tidigt. Se vad som står om kallelsetid i föreningens stadgar, men lagen säger tidigast sex veckor före stämman. Enligt lagändringarna som trädde i kraft den 1 juli 2016 gäller senast fyra veckor före årsstämman, om det inte står något annat i stadgarna. Senaste tiden för kallelse till ordinarie stämma som får anges i stadgarna är två veckor.

Utdelning av årsredovisning

När kallelsen till stämman skickas ut ska årsredovisningen vara påskriven av samtliga styrelseledamöter och revisionsberättelsen ska finnas med. Här väljer styrelsen om årsredovisningen ska delas ut, men den måste finnas tillgänglig för medlemmarna senast två veckor före stämman, till exempel på föreningens webbplats om en sådan finns.

Dagen ”D”: Stämman

Ta med medlemsförteckningen för avprickning och som röstlängd. Kom gärna överens om vilka ordningsregler som ska gälla innan stämman öppnas. Det kan tyckas självklart men är långt ifrån givet att till exempel räcka upp handen för att få ordet eller att låta var och en tala till punkt. Informera om hålltider och ifall det finns utrymme för en frågestund efter stämman.