Styrelseledamöterna i föreningen är på sommarsemester och en medlem säljer sin lägenhet. Köparen ansöker om medlemskap och vill flytta in i bostaden snarast. Då kan ett så kallat per capsulam-beslut vara användbart. Men vad gäller för det och hur går det till?

Styrelsen i en bostadsrättsförening ska enligt föreningslagen hålla styrelsemöten när det behövs. Det är ordföranden som ansvarar för att det kallas till mötena och att de genomförs. Styrelsen ska alltid sammankallas om en styrelseledamot begär det.

Beslut får inte fattas i ett ärende, om inte samtliga styrelseledamöter så långt det är möjligt, har fått tillfälle att delta när ärendet behandlas, och fått ett tillräckligt bra underlag för att avgöra ärendet. För att uppfylla det är det förstås smidigast om ärendena tas upp på ett fysiskt styrelsemöte och att ledamöterna tillsammans med kallelsen har fått underlag som underlättar avgörandet.

Beslut mellan möten

Även om styrelsen möts regelbundet kan det finnas tillfällen då ett beslut behöver fattas mellan ordinarie styrelsemöten. Ett sådant beslut brukar kalla per capsulam-beslut. I lagen står inget specificerat om formkrav kring sådana beslut utan föreningsrättsliga principer blir vägledande.

Generellt sett kan sägas att styrelsen bör vara sparsam med per capsulam-beslut och att det bara ska användas när det absolut behövs, det vill säga när beslutet inte kan vänta och det inte går att samla ledamöterna till ett extra möte.

Hur går det till?

Per capsulam-beslut förutsätter att samtliga ledamöter är överens om att ett sådant kan fattas mellan två ordinarie möten.

Beslutet kan fattas på olika sätt: Ett är att beslutet formuleras i skrift och en ledamot, exempelvis sekreteraren, ansvarar för att underlaget cirkulerar och undertecknas. Men eftersom det oftast handlar om tidsbrist kan beslutet även fattas via telefon eller exempelvis e-post. Det beslut som fattats ska sedan tas till protokollet vid nästkommande möte under en egen punkt där det tydligt anges att beslutet fattats ”per capsulam”.

Ett annat alternativ är att en eller två ledamöter fattar en viss typ av beslut på delegation, exempelvis medlemskapsprövning.

Styrelsemöte med ledamöter på olika platser

Det finns ingenting i lag som kräver att styrelseledamöterna måste vara på samma plats när styrelsen sammanträder. Styrelsens ordförande ska ju se till att styrelsesammanträden hålls när det behövs och så länge ledamöterna kan höra varandra och själva höras, kan ett styrelsesammanträde hållas till exempel per telefon eller videokonferens.

Rev. 2023-03-16