Att ha en bra, uppdaterad underhållsplan är nyckeln till ett väl fungerande underhåll av föreningens fastighet – både på lång och kort sikt. Den ger också en bas för en långsiktig budget och rätt nivå på månadsavgifterna.

Alla bostadsrättsföreningar är unika, men har ändå det gemensamt att styrelserna förvaltar stora värden i form av fastigheterna. Dessa behöver underhållas och skötas om, oavsett när de uppfördes och på vilket sätt.

Underhåll av fastigheten kan delas upp i löpande reparationer av oförutsedda fel och i planerat underhåll. Det senare är underhållsåtgärder som är förutsägbara till omfattning, kostnad och tidpunkt. Ett bra verktyg för att strukturera det planerade underhållet är föreningens underhållsplan.

Många föreningar har förstås redan en underhållsplan, medan andra funderar på att skaffa en. Det är en bra idé. Fördelarna är flera:

Tekniska fördelar

Med en underhållsplan får föreningen koll på det underhåll som ligger framåt i tiden och kan då:

• Upprätthålla och utveckla fastighetens värde.

• Göra åtgärderna mer kostnadseffektivt genom exempelvis samordning av liknande underhåll.

Ekonomiska fördelar

En underhållsplan ger:

• Underlag för ekonomisk planering.

• Hjälp att sätta rätt årsavgift, det som många kallar månadsavgifter, över tid.

• Underlag till bankerna som vill se er underhållsplan om ni söker lån.

Ger långsiktighet

• En uppdaterad underhållsplan skapar kontinuitet när styrelser kommer och går. Den ger information om vad som är gjort och vad som ligger i planen framöver, både på lång och kort sikt.

Hur går styrelsen till väga för att upprätta en underhållsplan?

Den som ska bedöma fastighetens nuvarande status måste ha bred kompetens och kunskap om hela fastigheten. Överväg därför om ni ska ta hjälp av en extern konsult i framtagandet av underhållsplanen.

Oavsett vem som gör arbetet är denne ofta betjänt av att styrelsen samlar in historik om tidigare genomförda åtgärder. När gjordes renoveringen? Vad kostade den? Vilken livslängd har den? Ett bra ritningsunderlag förenklar också. Kom dock ihåg att underhållsplanen är kvalificerade bedömningar av er unika fastighet. Det går inte att få facit på ett enkelt sätt.

Vad ska då ingå i underhållsplanen?

Grundläggande är att det som ska ingå i underhållsplanen är de saker som föreningen har underhållsansvar för, alltså inget som medlemmarna ansvarar för. Så kolla era stadgar!

Fastigheten består av många olika delar, allt ifrån fasad, tak till värmeinstallationer och många andra komponenter. Hur ofta olika delar ska underhållas är ingen exakt vetenskap, utan måste bedömas från fall till fall. Det kan påverkas av faktorer som nyttjande, läge, utsatthet för väder och vind med mera. En sak är dock säker: förr eller senare kommer ett underhållsbehov. Det är inte utan kostnad. Se schematisk bild här ovan.

Hur långt fram i tiden ska underhållsplanen sträcka sig?

Tanken med underhållsplanen är att notera kommande underhållsbehov. Planen behöver därför ha en lång tidshorisont. Vanligt är exempelvis att underhållsplanen till en början omfattar de kommande trettio eller femtio åren.

En underhållsplan som inte uppdateras årligen blir snabbt mindre relevant. Uppdatering innebär att åtgärder som utfördes under det gångna året noteras och får ett nytt nästa åtgärdstillfälle. Åtgärder som var planerade under året men som inte genomfördes ges ett nytt åtgärdsår. Det ska med andra ord inte finnas icke genomförda åtgärder som ligger bakåt i tiden. Genom att ni på detta sätt uppdaterar underhållsplanen årligen flyttas planens sista åtgärdsår successivt framåt i tiden.

När behövs en ny teknisk besiktning?

Det beror helt på fastighetens status och ålder. Äldre fastigheter kan kräva en tätare revidering och även då föreningen gör större förändringar av fastigheten. Vem som gör det beror helt och hållet på den kompetens som finns tillgänglig.

En vanlig fråga är, när ska vi upprätta vår första underhållsplan? Vårt hus är nybyggt.

Principiellt är rådet att ni bör upprätta er underhållsplan så snart som möjligt. Den ska ju vara ett verktyg både för att planera åtgärderna och långsiktigt planera föreningens ekonomi, för även nybyggda fastigheter behöver relativt snart någon form av underhåll, och underhållsbehov som inte hanteras blir med tiden ofta dyrare att åtgärda.

Hur ska underhållet finansieras?

Om åtgärderna är omfattande behöver styrelsen titta på vilka alternativ som finns.

Här är finansieringsalternativen i tur och ordning

• Medel från den egna kassan, till exempel pengar på sparkonto. Fördel: Medlen finns lättillgängliga och ni vet exakt vad ni har. Nackdel: I dag låg eller ingen avkastning på sparkonton.

• Ta ett nytt lån. Finns det låneutrymme? Får vi ett nytt lån? Låneutrymmet är, enkelt uträknat, fastighetens marknadsvärde minus befintliga lån. Från det ska även en riskpeng, som banken räknar med för sin säkerhet, dras. Återstoden är det möjliga låneutrymmet. Det kan dock ändå vara svårt för mindre föreningar att få lån då vissa banker säger nej av princip.

• Kapitaltillskott/Insatshöjning. Har föreningen inget eget kapital och inget låneutrymme är en sista utväg kapitaltillskott. Medlemmarna får då skjuta till medel för att finansiera de åtgärder som ska göras. Det kan dock vara svårt att genomföra då det kräver stämmobeslut där alla medlemmar röstar ja, eller att beslutet fattas med 2/3 majoritet. Och sedan även godkänns av hyresnämnden.

Så här går ni till väga

• Bedöm status, ett slags hälsokontroll av huset och dess olika delar.

• Bedöm kvarvarande livslängder. Det ger förslag på när framtida åtgärder behöver göras.

• Bedöm kostnader.

• Dokumentera/sammanställ.

• Säkerställ att hela styrelsen förstår och kan använda underhållsplanen.