Lokaler i fastigheten är en god inkomstkälla för föreningen. Men frågorna kring lokalhyresavtal kan vara komplicerade och rådet är därför att ta hjälp inför tecknandet.

Så snart en lokal ska hyras ut som ett kontor, en kontorsplats, butikslokal, lagerlokal eller annan verksamhet behöver ett hyresavtal tecknas. Hyreskontraktet bör vara klart och signerat innan tillträdet.

Avtal på bestämd eller obestämd tid

Ett hyresavtal kan ingås antingen tills vidare, det vill säga på obestämd tid, eller för en begränsad tidsperiod, en bestämd tid. Ett avtal på bestämd tid kan vara allt från några veckor till tiotals år. De allra flesta lokalhyresavtalen skrivs på bestämd tid.

Till vem och vad är viktigt

Var noga med att i avtalet ange till vem lokalen hyrs ut och till vad, alltså vilket slags verksamhet. Vilken användning som är tillåten bör anges så detaljerat som möjligt. Användningssättet får nämligen inte ändras utan föreningens godkännande.

Indexklausul

De flesta lokalhyresavtal har någon form av klausul som gör att hyran automatiskt justeras på grund av inflation eller fastighetsskatt. För att ett hyresavtal ska kunna innehålla sådana bestämmelser måste avtalet vara minst treårigt, alltså att första hyresperioden och de förlängningstider som avtalet löper med ska vara på minst tre år.

Säkerhet för hyran av lokal

Vid uthyrningar av lokaler kan det många gånger finnas anledning att kräva en säkerhet för hyran. Skälen kan exempelvis vara att det är ett nystartat företag utan tidigare verksamhet. Men även för etablerade rörelser är det vanligt att kräva någon form av säkerhet så att föreningen kan försäkra sig om att alltid få betalt för lokalen.

Vid nyuthyrning av lokal kan föreningen alltid ställa krav på säkerhet. Däremot vid överlåtelser av hyresavtalet i samband med överlåtelse av en rörelse kan föreningen inte alltid begära säkerhet om inte detta ingått som ett villkor i det avtal som överlåts. Om hyresgästens betalningsförmåga är tveksam bör man ändå kunna ställa ett sådant krav för att acceptera överlåtelsen.

Deposition, bankgaranti eller borgen

Enklast är att ställa krav på deposition eller bankgaranti. I depositionen eller bankgarantin ska anges att den gäller för högst ett belopp motsvarande visst antal månadshyror, exempelvis sex eller tolv månadshyror.

Säkerheten bör omfatta inte enbart hyran utan även ersättning för tiden efter det att hyresgästen blivit uppsagd för obetald hyra eftersom sådana krav definitionsmässigt inte är att betrakta som hyra. Det är även en fördel om säkerheten kan omfatta kostnader för brister i återställandet av lokalerna efter avflyttning. Villkoret om säkerhet för hyresförhållandet ska skrivas in som en del av hyresavtalets bestämmelser.

Ett annat sätt att ställa säkerhet kan vara borgen, lämpligen proprieborgen. För att acceptera ett borgensåtagande bör föreningen självklart kontrollera den föreslagna borgensmannens kreditvärdighet.

Inflyttning i lokalerna bör inte tillåtas innan säkerheten är ordnad.

Momsavdrag för lokaler

Ett lokalhyresförhållande kan vara momsregistrerat. Förutsättningen för detta är att föreningen har momsregistrerat sig som företag och att det konkreta hyresförhållandet är momsregistrerat. Vid en sådan momsregistrering kan föreningen göra avdrag för ingående moms. Hur stor andel som får dras av beräknas vanligtvis enligt lokalens yta delat med hela ytan i fastigheten, alternativt intäkten från lokalen delat med de totala intäkterna. Momsen proportioneras då med hänsyn till detta. Vid större arbeten i huset kan momsavdraget vara värdefullt men i den normala förvaltningen däremot betyder avdraget mindre. Om föreningen är momspliktig redovisas momsen månadsvis, kvartalsvis eller årsvis vilket innebär ett visst merarbete.
Frågorna kring hyresavtal är ofta komplicerade. Rekommendationen är att föreningen inte hanterar dem på egen hand eftersom risken för rättsförluster är alltför stor.