Styrelsen i bostadsrättsföreningen måste enligt lag föra en medlemsförteckning. Förteckningen ska innehålla uppgift om medlemmarnas namn, datum för in- och utträde samt vilken bostadsrätt de har och postadress till dem.

Det finns flera förteckningar som föreningen enligt lag måste föra. Medlemsförteckningen är en av dem och en annan är lägenhetsförteckningen. Läs mer om den under "Lägenhetsförteckning".

Medlemsförteckningen är öppen

Till skillnad från lägenhetsförteckningen är medlemsförteckningen offentlig, vilket innebär att den ska hållas tillgänglig för den som vill se den, till exempel köpare, mäklare, myndigheter med flera. Men det innebär inte att styrelsen är skyldig att lämna ut en kopia på den.

Styrelsen har ansvaret att se till att medlemsförteckningen är uppdaterad. Vid föreningsstämman används ofta medlemsförteckningen som närvarolista och röstlängd, alltså för att se vilka som är närvarande och har rösträtt.

Innehåll och hur förteckningen förs och sparas

Föreningens dokument, däribland medlemsförteckningen, ska föras och sparas överskådligt, åtkomligt och ordnat, och på ett betryggande sätt antingen digitalt eller i lösblads- och kortsystem. Föreningsunika dokument ska sparas för evig tid. Styrelsen kan bestämma sig för att digitalisera materialet men papperskopiorna måste ändå sparas för evig tid, eller så länge föreningen finns.

Det är lite annorlunda med medlemsförteckningen som enligt föreningslagen ska sparas i pappersformat i minst sju år efter digitaliseringen men som därefter kan slängas. Det förutsätter dock att alla gamla uppgifter också förts över digitalt. Annars ska även medlemsförteckningen sparas i originalformatet för evig tid, eller så länge föreningen finns och minst sju år efter föreningens upplösning.

Medlemsförteckningen ska innehålla uppgifter om alla medlemmars namn, postadress, tidpunkt för in-och utträde i föreningen samt om vilken bostadsrätt respektive medlem innehar.

Hantera uppgifterna med försiktighet

Det kan finnas bestämmelser i enskilda föreningars stadgar om att förteckningen ska innehålla fler uppgifter är de uppgifter som nämnts, som exempelvis personnummer. Men som styrelse är det viktigt att inte föra in för många uppgifter som inte är relevanta för föreningens verksamhet. Detta för att förhindra att känsliga personuppgifter sprids.

Till exempel kan det röra sig om personer med skyddad identitet. Av den anledningen är det viktigt att skyddade uppgifter i medlemsförteckningen maskas eller anonymiseras.