Det är fortfarande tidigt på året, men som bekant går tiden fort och innan vi vet ordet av är det dags för årsstämman – bostadsrättsföreningens viktigaste möte. Inför det finns en hel del förberedelser för styrelsen att göra och det är klokt att starta i god tid.

För alla som engagerar sig i föreningsarbetet är årsstämman höjdpunkten på året. Det är då styrelsen redogör för hur föreningens verksamhet och fastighet har förvaltats under det gångna året. En bostadsrättsförening ska, liksom andra ekonomiska föreningar, hålla sin ordinarie föreningsstämma inom sex månader efter utgången av varje räkenskapsår. Dessutom finns det en rad andra tidsangivelser att förhålla sig till – både enligt lag och föreningens stadgar. För att underlätta styrelsens planering har vi därför gjort en checklista.

• Valberedningen

Något av de första ni bör göra är att kontakta valberedningen för att vara säker på att den sätter i gång sitt arbete. Bjud eventuellt in valberedningen att vara med före ett av era styrelsemöten för att berätta om året och vilka ledamöter som inte ska sitta kvar i styrelsen.

• Årsredovisningens förvaltningsberättelse

Om ni har anlitat en ekonomisk förvaltare behöver ni kontakta denne för att vara säker på att allt underlag som behövs för årsredovisningen finns på plats. Även om förvaltaren står för mycket av innehållet i årsredovisningen behöver ni skriva förvaltningsberättelsen och fylla på med viktiga händelser under året.

Datum: ..............................................................................

• Revisorer

Kontakta revisorerna och stäm av tider och vad de behöver för att göra sin granskning. Revisorerna ska enligt lag få årsredovisningen senast sex veckor före stämman och föreningen får den i retur tillsammans med revisionsberättelsen senast tre veckor före stämman.

Datum: ..............................................................................

• Bokningar

Boka lämplig lokal och eventuellt ordförande till stämman. Ordna även med fika eller mat och dryck.
Datum: ..............................................................................
Lokal: ................................................................................
Stämmoordförande: ........................................................

• Information till medlemmarna

Informera medlemmarna genom att antingen skicka eller anslå information, berätta om datum och plats i nyhetsbrev eller lägga ut information på föreningens webbplats om en sådan finns. Upplys om när motioner ska vara inne och beskriv gärna kort hur de bör utformas för att de ska vara enkla att förstå och besluta om. Uppmuntra dem som är intresserade av styrelsearbete att kontakta valberedningen. 

Datum: ..............................................................................

• Motioner

När behöver styrelsen ha motionerna för att hinna behandla dem inför stämman? Före det datum då motionerna ska behandlas på ett styrelsemöte. En tidpunkt kan också finnas angiven i föreningens stadgar.

Datum: ..............................................................................

• Kallelsen

Stadgarna anger vad som ska tas upp på årsmötet. Till kallelsen bifogas dagordningen med de ärenden som stämman ska behandla inklusive eventuella motioner. Dessa bör bifogas dagordningen. Lägg gärna med en mall för fullmakt. Se även vad som står om kallelsetid och på vilket sätt kallelse ska ske i föreningens stadgar. Där finns angivet när ni tidigast kan skicka kallelse till medlemmarna och även senast. Enligt lag gäller tidigast sex veckor och senast fyra veckor före årsstämman, om det inte står något annat i stadgarna. Senaste tiden för kallelse till ordinarie stämma som får anges i stadgarna är två veckor.

Datum: ..............................................................................

• Årsredovisningen klar

Årsredovisningen behandlas på ett styrelsemöte då styrelsen beslutar att lägga fram den för medlemmarna. Det är lämpligt att vid det tillfället även skriva under årsredovisningen. Hela den sittande styrelsen skriver under, oavsett hur länge de haft sina mandat. Suppleanter skriver endast under om de fått ersätta ledamöter som avgått under mandatperioden vilket ska framgå. Styrelsen väljer om årsredovisningen ska delas ut i pappersform, exempelvis tillsammans med kallelsen, eller inte. Oavsett måste den finnas tillgänglig för medlemmarna senast två veckor före stämman.

Datum: ..............................................................................

• Dagen för föreningsstämman

Ta med aktuell medlemsförteckning för avprickning och som röstlängd. Ha ett trevligt årsmöte!

Datum: ..............................................................................