Det finns flera förteckningar som styrelsen i en bostadsrättsförening enligt lag måste föra. Lägenhetsförteckningen är en av dem och till skillnad mot medlemsförteckningen är den inte offentlig.

Lägenhetsförteckningen är ett register över alla lägenheter som är upplåtna med bostadsrätt i föreningen och det är lag på att föreningen måste ha en förteckning med vissa uppgifter och att löpande uppdatera den.

Förteckningen ska föras i lösblads- eller kortsystem och förvaras på ett betryggande sätt. Den kan också föras digitalt. Bestämmelser om behandling av personuppgifter finns bland annat i dataskyddsförordningen (GDPR).

Uppgifter som ska finnas i förteckningen

I lägenhetsförteckningen ska det finnas uppgifter om bostadsrättshavarens namn och lägenhetens beteckning, det vill säga det lägenhetsnummer bostadsrätten fick då den bildades. Dessutom ska där stå var lägenheten finns i byggnaden och antal rum.

Datumet då den ekonomiska planen registrerades ska också anges liksom insatsen för bostadsrätten. Alla dessa uppgifter ska föras in då en lägenhet upplåts med bostadsrätt, alltså när den bildas.

Andra uppgifter

Utöver de uppgifter som redan nämnts är det inget som hindrar att fler uppgifter antecknas i lägenhetsförteckningen. Ofta anges ett andelstal för bostadsrätten och om den har tillhörande utrymmen såsom förråd. Om ytan antecknas i lägenhetsförteckningen, vilket alltså inte är obligatoriskt, är det viktigt att den är angiven som ungefärlig. Om ord som boarea används måste föreningen veta att denna uppgift är korrekt annars kan det få konsekvenser om ytan senare visar sig vara fel.

Det är möjligt att anteckna andra uppgifter som rör förhållandet mellan föreningen och bostadsrättshavaren, till exempel en pågående andrahandsuthyrning.

Om lägenheten byggs om eller ändras på något sätt är det också bra om detta framgår i förteckningen, exempelvis genom ritningar som medlemmen lämnat till styrelsen vid ansökan om tillstånd för att bygga om. Om en del av lägenheten tas i anspråk av föreningen vid en om- eller tillbyggnad kan det vara lämpligt att anteckna detta.

Styrelsen måste för sin egen och revisorernas verksamhet någonstans anteckna även hyreslägenheter och föra uppgifter om vem som hyr dem liksom hyresnivån. Därför kan det vara en bra idé att ta med dessa uppgifter i lägenhetsförteckningen.

Lägenhetsförteckningen ska hållas uppdaterad

Att uppgifterna är uppdaterade är förstås viktigt, särskilt vid försäljningar. Uppgifterna måste stämma överens med de faktiska förhållandena. Enligt bostadsrättslagen ska styrelsen uppdatera lägenhetsförteckningen löpande, exempelvis:

• när en bostadsrätt säljs, det vill säga överlåts. Då ska en kopia av överlåtelseavtalet läggas in i förteckningen. Överlåtelserna, alltså kontrakten, ska sedan bevaras i förteckningen ”i obruten kedja” som det står i lagen. Det betyder att det inte får fattas några.

• vid annan övergång av bostadsrätt, till exempel vid gåva eller då bostadsrätten gått i arv. Kopia av gåvobrev, bouppteckning, arvsskifteshandling ska bifogas företeckningen.

• när föreningen meddelas om att en bostadsrätt har pantsatts ska det antecknas så snart som möjligt. Även om pantsättningen ändras, exempelvis om medlemmen löser sitt lån och panten löses, ska det antecknas i förteckningen.

• dagen för anteckningen ska alltid anges.

Rätt att ta del av förteckningen

Det är bara bostadsrättshavaren själv som har rätt att få utdrag ur lägenhetsförteckningen om den lägenhet han eller hon innehar med bostadsrätt. Men medlemmen kan ge fullmakt till exempelvis en mäklare som då har rätt att få utdraget.

Viktigt med en korrekt lägenhetsförteckningen

Att inte ha en lägenhetsförteckning eller att inte uppdatera den på ett korrekt sätt är straffbart. Och om en uppgift är felaktig eller saknas i förteckningen, såsom exempelvis uppgift om pantsättning, kan föreningen även straffas för det.