Vem håller i mötet när ordförande är bortrest?

Vi funderar på att föreslå stämman att ändra våra stadgar så att inte två från samma hushåll kan ingå i styrelsen. Vi är en väldigt liten förening med tre personer i styrelsen och tror därför att det kan bli känsligt om två familjemedlemmar deltar. Kan vi besluta om det och lägger vi då fram en proposition för stämman?

I vår styrelse är vi tre ledamöter, där en vill avgå med omedelbar verkan. Hur gör vi nu? Den som avgått måste väl ersättas direkt med en ny ledamot, för vi kan väl inte bara ha två ledamöter? Måste vi ha en extrastämma för att välja ny ledamot?

Om en suppleant som sitter i styrelsen polisanmäler styrelsen, kan då personen sitta kvar? Personen i fråga har inte visat några tendenser att avgå.

Vi har en situation där sittande kassör, ordinarie ledamot, ska flytta från föreningen. En av suppleanterna är intresserad av att ta över. Kan vi ha en suppleant som kassör? I stadgarna kan vi inte hitta något om det. Vid nästa ordinarie stämma kan vi ju föreslå att suppleanten blir ordinarie.

En ledamot i vår styrelse flyttar. Behöver vi ta in en suppleant när vi är sex ledamöter av sju kvar? Och i så fall kan jag som ordförande välja vilken av våra tre suppleanter som ska ersätta ledamoten, och välja samma varje gång?

På senaste ordinarie stämma valde vi en styrelse med fyra ledamöter och en suppleant. Efter en tid hoppade en ledamot av vilket registrerades hos Bolagsverket. Kvar finns tre ledamöter och en suppleant. Generellt sett är vårt styrelsearbete upplagt så att vi diskuterar ärenden utan hänsyn till vilken ställning man har i styrelsegruppen. Dock deltar inte suppleanten i omröstningar om sådana skulle förekomma. Nu är det dags att underteckna årsredovisningen. En ledamot hävdar att även suppleanten ska skriva under eftersom denne anses ersätta den avgångne ledamoten. Men vi är oense. Suppleanten kan väl bara hoppa in för någon av de tre befintliga ledamöterna? Om den avgångne ledamoten ska ersättas måste det väl ske på en extra stämma? Och ska suppleanten verkligen skriva under årsredovisningen?

Om en ledamot har flyttat från föreningen är då vår suppleant fortfarande en suppleant och ska inte benämnas ledamot? Jag hörde en ledamot som sa att styrelsen nu väljer in vår suppleant som ledamot, men det stämmer väl inte? Bör vi nu ange en ledamot som till exempel ”vakant” på anslag i trapphus för att indikera att suppleanten har börjat ”tjänstgöra”?

Vi är en helt ny styrelse som vid en inventering ser att det finns mycket gamla handlingar sparade på vårt kontor, bland annat årsredovisningar. Hur länge måste vi spara sådant material?

Kan styrelsen fatta beslut om att ta ett lån på 100 000 kronor för att klara kassaflödet under nästkommande år i avvaktan på att räntan går ner? Eller är det ett beslut som måste fattas på en extra föreningsstämma?

Vår förening är gammal och har protokoll sparade sedan många år tillbaka. Vår internrevisor tycker att vi borde omvandla dem till digitala dokument. Frågan är hur gamla protokoll måste vi spara? Finns det någon bestämmelse kring vilken form de ska sparas i.

Vår ordförande har blivit allvarligt sjuk och kan förmodligen inte delta på kommande styrelsemöten. Kan vi vid nästa möte komma överens om vem som tar över ordförandeklubban eller måste vi hålla ett nytt konstituerande styrelsemöte? Måste det hållas en extrastämma om ingen av de sittande ledamöterna vill ta över ordförandeposten?

I vår styrelse deltar suppleanterna på mötena och är i högsta grad delaktiga i styrelsearbetet. Kan en suppleant vara protokollförare på styrelsemötet, alltså i rollen som suppleant och inte som ersättare för ordinarie ledamot?

På en av era utbildningar om styrelsens arbete tog ni upp att suppleanter inte har rätt att läsa protokoll från möten de själva inte deltagit i, och inte heller tidigare års protokoll. I min styrelse motsätter de sig detta. Har jag missuppfattat vad som gäller?

Vi funderar på att dra in fiber till vår fastighet. Det bekostas i så fall av föreningen, men med en ”öppen lösning” där varje medlem sedan själv får avgöra vilket abonnemang den vill ha. Är detta något vi i styrelsen kan besluta om eller behöver det röstas igenom av medlemmarna på en stämma?

Vi har på kort tid minskat till tre ledamöter i styrelsen, vilket är vår minimigräns. Jag undrar om det finns något hinder för att ordföranden också är protokollförare på styrelsemötena? Eller måste det vara två olika personer? Och kan en suppleant vara protokollförare eller justerare?

Vad är egentligen ett formellt styrelsemöte? Är det då vi har en dagordning med sedvanliga paragrafer och där ett protokoll förs som sedan justeras och signeras?

Vi hade i våras ett omfattande inbrott i vår fastighet och nu ser vi att en pärm med föreningens papper är borta, däribland årsmötesprotokollet för 2017 som vi behöver ha till årsredovisningen. Vad ska vi göra?