En styrelseledamot eller suppleant kan vilja avgå från sitt uppdrag. Det är upp till den personen och inget som styrelsen kan ha synpunkter på. Ledamöter flyttar ibland också under styrelseåret. Vad måste styrelsen göra då? Behöver föreningen ha en extra föreningsstämma? Stadgarna ger svaren.

Regel nummer ett, att alltid ha med sig i bakhuvudet när olika frågor dyker upp, är att se vad som står i stadgarna. Där finns ofta svaret på hur styrelsen behöver agera, även om skrivningarna ibland behöver tolkas för att dra rätt slutsatser. Så även när någon avgår ur styrelsen.

För att avgå ur styrelsen räcker det med att personen anmäler det till styrelsen och anger datum för avgången. I föreningens stadgar står hur många ledamöter som behövs för att styrelsen ska vara beslutsför, det vill säga vad som gäller för att styrelsens beslut ska vara giltiga. Stadgarna ska också ange det totala antalet ledamöter styrelsen ska bestå av. Minsta antalet är tre vilket är reglerat i föreningslagen.

Som exempel kan vi ta Bostadsrätternas mönsterstadgar, som många föreningar tillämpar. Där står att styrelsen består av minst tre och högst sju ledamöter med högst tre suppleanter. Det finns inget lagkrav på att suppleanter måste utses men Bostadsrätternas mönsterstadgar anger att föreningen kan utse mellan noll och tre suppleanter. Enligt mönsterstadgarna är styrelsen beslutsför när antalet närvarande ledamöter överstiger hälften av det antalet ledamöter som stämman valt.

Om en styrelseledamot inte kan närvara vid ett sammanträde och det finns en suppleanter ska suppleanten kallas till styrelsemötet. (rev.) Och när en ledamot har avgått får suppleanter gå in istället för denne under resten av tiden fram till nästa ordinarie stämma. Föreningens ordförande bestämmer vid varje styrelsemöte vem av suppleanterna som ska vara tjänstgörande, om inget annat bestämts. Efter mötet återgår suppleanten till att vara just suppleant.

När en suppleant avgår brukar det inte innebära några konsekvenser. Styrelsen är enligt många stadgar beslutsför och en ny suppleant väljs vid nästa ordinarie föreningsstämma. Men stadgarna kan säga något annat, till exempel att det ska finnas minst två suppleanter. Om då en av suppleanterna avgår under året behövs en extrastämma för att välja en ny.

Ifall det inte går att fylla de tomma ledamotsplatserna med suppleanter, och det därmed strider mot stadgarna, måste styrelsen utlysa en extra föreningsstämma för val av nya styrelseledamöter och suppleanter.

Om det inte går att få ihop tillräckligt många nya ledamöter och suppleanter på stämman är föreningen skyldig att ansöka hos Tingsrätten om att föreningen försätts i likvidation. Det är dock sällsynt och Bostadsrätterna känner inte till något sådant fall. Det brukar lösa sig på stämman när medlemmarna blir varse att det är nödvändigt att ha en fulltalig styrelse. Föreningen kan också överväga att ändra stadgarna så att antalet ledamöter som krävs blir färre, och även köpa in tjänster för ekonomisk och teknisk förvaltning för att underlätta i styrelsearbetet. Ett generösa styrelsearvode kan också locka fler att vilja delta i styrelsearbetet.

När en ledamot eller suppleant avgår behöver styrelsen eller den avgående ledamoten själv meddela detta till Bolagsverket, och samma sak gäller då föreningsstämman utser nya ledamöter och suppleanter i styrelsen.

Rev. 2021-09-08