I stort sett alla ledamöter i styrelsen har samma ansvar men ordföranden har ändå huvudansvaret inom styrelsen och kan sägas vara föreningens officiella ansikte utåt. Ordförandeposten är också den enda som måste utses.

Ordförande och ledamöter

Styrelsens ordförande är den enda av ledamöterna som har speciella arbetsuppgifter och ett särskilt ansvar enligt lag. Ordföranden ansvarar för att kalla till styrelsemötena, leda dessa och se till att protokoll förs. Denne ska också kalla suppleanter om ledamöter har förhinder. Ytterst är det även ordföranden som ska se till att alla styrelsebeslut blir verkställda och att stadgarna följs. Ordföranden har utslagsröst om röstetalen blir lika vid styrelsebeslut.

Styrelsen väljer ordförande, om inte något annat har bestämts i stadgarna eller beslutats av föreningsstämman. Om det blir lika röstetal vid val av ordförande, avgörs valet genom lottning.

I övrigt har ordföranden samma ansvar som de andra styrelseledamöterna. Sedan år 2018 måste ordföranden registreras hos Bolagsverket.

Suppleanter

I sammanhanget kan det vara bra att även nämna något om suppleanternas roll. En suppleant fungerar som en ersättare i styrelsen när en ledamot inte kan närvara på ett styrelsemöte. På mötet har den tjänstgörande suppleanten yttrande- och rösträtt och samma ansvar som ordinarie ledamot för de beslut som fattas vid sammanträdet. Suppleanten har däremot inget ansvar för det som styrelsen beslutar på de sammanträden då suppleanten inte tjänstgör som styrelseledamot, även om denne är närvarande.

Det är bra om suppleanter kallas till sammanträden. Att suppleanten redan är insatt i styrelsens alla ärenden underlättar då denne ska tjänstgöra i en ordinarie ledamots ställe.

En viktig faktor att ha med sig in i arbetet med att fördela ansvarsområden, och därmed roller, är att styrelse är skyddad mot felaktiga beslut och misstag som kan leda till ekonomisk skada genom att fastighetsförsäkringen innehåller en ansvarsförsäkring. Tjänstgörande suppleanter faller även in under detta skydd.

Kontrollera med ert fastighetsförsäkringsbolag under vilka förutsättningar ansvar kan delegeras till annan än ledamot när det rör mer ansvarsfulla uppgifter.

Kassör

Det kan vara klokt att utse någon i styrelsen som ansvarar för föreningens ekonomi. Den gamla benämningen på denna roll är kassör. Ett annat namn är ekonomiansvarig.

Kassörsposten är en viktig roll som kan vara krävande. Kassörens arbete kan omfatta allt från inbetalningar och utbetalningar till bokföring, deklaration och skatter. En särskilt viktig uppgift är att säkerställa att skatter och avgifter betalas samt göra årsbokslut och deklaration. Det kan också handla om att kontrollera att föreningens egendom är försäkrad på ett tillfredställande sätt och att arbeta fram ett budgetunderlag till styrelsen.

På styrelsemöten är det kassörens uppgift att informera övriga i styrelsen om ekonomin i föreningen. Ofta anlitar föreningen en ekonomisk förvaltare som tar på sig att utföra de uppgifter som beskrivits här. Styrelsen har dock alltid det yttersta ansvaret för att uppgifterna utförs på rätt sätt.

Sekreterare

I bostadsrättslagen sägs inget om att styrelsen måste ha en sekreterare men det är en god idé att utse någon som tar sig an denna administrativa roll Men det finns föreningar som i stället väljer att utse sekreterare för varje styrelsemöte.

Sekreteraren brukar vara den som förbereder styrelsens sammanträden och föreningens stämmor samt föra protokollet vid dessa möten Till exempel kan det då ingå att se till att kallelsen är korrekt och skickas på rätt sätt och att förutsättningarna för att genomföra stämman är de bästa till exempel med lokal, förtäring med mera. En naturlig följd av ansvaret att föra protokoll är att se till att dessa förvaras på ett betryggande sätt.

Det är klokt att välja en sekreterare som är organiserad och som har lätt att uttrycka sig i skrift. Därutöver kan det vara en konst att under sammanträdet verkligen förstå vad de olika ledamöterna menar och att på ett riktigt sätt beskriva de beslut som har fattats är en svår uppgift. Därför är det en god idé att sekreteraren går igenom anteckningarna med ordföranden eller den utsedde justeraren innan protokollet skrivs ut.

Andra roller

Varje förening är unik vilket innebär att det är just er förenings behov som bestämmer vilka ansvarsområden ni behöver ha. Vanliga ansvarområden kan vara tekniskt ansvarig, ansvarig för föreningens webbplats och miljöansvarig. En särskild uppgift är kommunikationen med medlemmarna och det kan därför vara klokt att utse en informationsansvarig eller kommunikatör.

Styrelsen kan när som helst besluta om att rollerna ska fördelas på ett annat sätt än vad som tidigare beslutats om, även gällande ordförande. Det kallas att styrelsen omkonstituera sig. Detta gäller dock inte föreningar där det är stämman som beslutar om vem som ska utses till ordförande.

En svår situation är när föreningen inte får ihop tillräckligt med personer till styrelsen. Läs mer om detta och vad ni kan göra under tvångslikvidation.

Rev. 2024-05-15