Hösten är här och det är hög tid att blicka framåt vad gäller bostadsrättsföreningens verksamhet. Till exempel kan det vara läge att planera föreningens budget för nästa år. Det finns inget formellt krav att en budget ska tas fram, men den ger en helhetsbild av föreningens ekonomi och säkerställer att rätt avgifter debiteras medlemmarna.

En budget för bostadsrättsföreningens kommande räkenskapsår upprättas i regel i slutet av året. Budgetarbetet ses av många föreningar som ett onödigt ont och det är inte helt ovanligt att styrelserna förlitar sig helt på budgetförslagen från de ekonomiska förvaltarna. Men vad är det som egentligen gäller när det kommer till budgeten? Här vill vi svara på vanliga frågor och beskriva hur styrelsen rent praktiskt kan få till stånd en bra ekonomisk planering.

Måste styrelsen arbeta fram en budget?

Det finns inget lagkrav på att en förening måste upprätta en budget, men det kan vara inskrivet i stadgarna, så det behöver styrelsen ha koll på.

Vi får ett förslag från vår ekonomiska förvaltare, räcker inte det?

Det är en bra grund, men förvaltaren har inte alltid vetskap om vad ni i föreningen planerar att göra kommande år – om ni inte har informerat om det förstås. Genom budgetarbetet får styrelsen en förståelse för hur ekonomin i föreningen ser ut, en helhetsbild helt enkelt. Ni får framför allt koll på om avgifterna som ni tar ut av medlemmarna kommer att täcka föreningens utgifter nästkommande år.

Vad händer om styrelsen ser att kostnaderna i budgeten inte hålls under året? Behöver budgeten justeras då?

Nej, budgeten är ett rörligt verktyg och behöver inte ändras efter hand. Styrelsen ska se den som en sammanställning av kvalificerade antaganden. Det kan ändå vara en god idé att göra en budgetuppföljning efter halvårsskiftet och dra slutsatser inför nästa år.

Har medlemmarna rätt att ta del av budgeten?

Egentligen inte, men om föreningens stadgar ger utrymme för det kan styrelsen informera medlemmarna om budgeten på föreningsstämman. Vanligtvis är det inte en beslutspunkt och kan då ge upphov till långa diskussioner. Det är trots allt styrelsen som ansvarar för budgeten. Styrelsen måste dock vara beredd på att revisorn i samband med den årliga revisionen kan vilja se budgeten.

Guide för budgetarbetet: Så arbetar ni fram en bra budget

1. Utgå från en avstämd resultatrapport från exempelvis september månad. Uppskatta sedan intäkter och utgifter för månaderna fram till årets slut. Ni kan också utgå från resultaträkningen i föregående årsbokslut, och utfallet för det året.

När det gäller driftskostnaderna kan det vara lämpligt att lägga på cirka två procent på uppskattad kostnad för kommande år.

För värme, el och vatten brukar respektive leverantör kunna ge en prognos för ett normalår. Det beror förstås också på hur era avtal med leverantörerna ser ut.

2. Se över era leverantörsavtal exempelvis för trapphusstädning, snöröjning, förvaltning med mera. Får ni vad ni betalar för eller ska ni säga upp och försöka hitta någon annan? Kolla med grannföreningar om de har en leverantör som de är nöjda med som kan rekommenderas. Om avtalen är indexerade, vilket bland annat förekommer för ekonomisk och teknisk förvaltning, ska kostnaden räknas upp.

3. Är marken föreningens eller hyrs den av kommunen mot en tomträttsavgäld? När löper i så fall avtalet ut? Dessa sätts normalt om vart tionde år, vilket kan innebära stora kostnader då avgälden höjs.

4. Har föreningen lokaler i fastigheten? Tar ni i så fall ut rätt hyra? Om inte, måste lokalhyresavtalen sägas upp för omförhandling.

5. Det är också viktigt att gå igenom föreningens underhållsplan om en sådan finns och är uppdaterad. Om ingen underhållsplan finns kan det vara idé att göra en teknisk besiktning av fastigheten. Den bör utföras av en person med bred kunskap inom fastighet och underhåll. Denne får bedöma när i tiden ett visst underhåll, exempelvis fasadrenovering, måste genomföras och till vilken ungefärliga kostnad. Kanske är det också dags för den obligatoriska ventilationskontrollen eller sotning? Då ska ni även budgetera för det.

6. Hur finansierar vi det kommande årets underhåll? Räcker pengarna vi har på banken eller måste vi ta upp nya lån? Det innebär i så fall ökade räntekostnader och amorteringar som ska läggas in i budgeten.

7. Har styrelsen planer på några större projekt i föreningen? Hur är det i så fall tänkt att dessa ska finansieras?

8. Togs beslut om några förändringar av styrelsearvodena på senaste stämman? Det behöver i så fall också räknas med i budgeten tillsammans med sociala avgifter. Och är arvodena indexreglerade ska de förstås räknas upp.

9. Hur sätter vi avgiften?

Om något i föreningen ska förändras eller underhållas kan avgiften som tas ut av medlemmarna behöva ses över. Men styrelsen kan inkludera en summa för planerat underhåll i beräkningen av avgiften oavsett om föreningen planerar att göra något eller inte. På så sätt säkerställs att resurser finns när åtgärden väl ska genomföras. Antingen kan den budgeterade summan sparas i pengar eller i form av att föreningen amorterar så att det skapas ett låneutrymme för nya lån. Ett sparande innebär att föreningens kapital byggs upp. Om föreningen istället amorterar minskar kapitalskulden vilket innebär lägre räntekostnader.

I båda fallen kan medlemmarna tycka att styrelsen istället ska sänka avgifterna. Men då minskar möjligheten för styrelsen att garantera resurser för framtida åtgärder. Dessa måste då finansieras med nya lån när det blir aktuellt att utföra dem och kommer att innebära högre kostnader – med höjda avgifter som följd.