Med anledning av coronaviruset hör många föreningar av sig med frågor om vad som gäller ifall man till exempel vill hålla årsstämman på distans eller via poströstning. Här har vi samlat några av de vanligaste frågorna och försökt svara på dem.

Bland det viktigaste, oavsett fråga och hur den hanteras, är att kommunicera med medlemmarna och vara tydlig med vad som gäller.

Stämmofrågor

Av föreningslagen framgår att en ordinarie årsstämma ska hållas inom sex månader från utgången av varje räkenskapsår. De flesta föreningar har denna tidsfrist i sina stadgar men det finns även de som har kortare tid samt de som har brutet räkenskapsår. Läs vidare om olika frågor kring hur stämman kan genomföras men också andra frågor som berör föreningarna. Läs även mer i artikeln Sex sätt att hålla sin stämma. Från den 18 maj gäller lagändringar som möjliggör ytterligare två sätt (tidigare var det fyra) att hålla stämman nämligen en digital stämma helt utan fysisk närvaro och en ren poströstningsstämma utan närvaro över huvud taget. Läs mer om kompletteringarna i lagen här. Liksom den tillfälliga lagen är lagändringarna förlängda att gälla till och med 31 december 2021.

Hur gör vi om vi vill skjuta på stämman?

Det viktigaste är att så snart som möjligt meddela medlemmarna att styrelsen har beslutat att ställa in stämman samt informera om att kallelse till en ny stämma kommer att skickas ut. Om det redan fattats beslut om en ny tidpunkt informera då om det nya datumet i samband med att stämman ställs in. Alternativt kan styrelsen informera om att man återkommer när nytt datum bestämts. Oavsett vilket måste en ny kallelse skickas ut.

Observera att om tidpunkten för årsstämman flyttas fram så att stämman hålls senare än den tidpunkt som stadgarna anger måste styrelsen enligt lagen om ekonomiska föreningar skicka ut kallelsen per post till varje medlem.

Vad kan hända om vi ställer in stämman och någon medlem tycker att det är fel beslut?

Om styrelsen flyttar fram tidpunkten för årsstämman så att den sker senare än den tidpunkt som stadgarna anger kan en styrelseledamot, revisor eller röstberättigad ansöka hos Bolagsverket om att myndigheten istället kallar till en föreningsstämma. Bolagsverket kommer då att göra det omgående på föreningens bekostnad. Bolagsverket har inte möjlighet att besluta om anstånd för föreningar att hålla årsstämman senare än inom den tidsram som anges i stadgarna.

Vad säger vi till de medlemmar som undrar varför vi skjuter på stämman?

Vi befinner oss i ett exceptionellt läge vilket också gör att vi behöver ta till exceptionella åtgärder. Anledningen till att årsstämman skjuts upp grundar sig på statsmaktens vädjan att göra allt vad vi kan för att begränsa smittspridningen av coronaviruset covid-19. En del av detta är att inte hålla större möten och sammankomster vilket styrelsen följer när den skjuter på stämman. Det borde bland medlemmarna finnas en bred förståelse för att inte hålla stämmorna.

Det är även en demokratifråga att så många som möjligt ska kunna medverka på stämman. En årsstämmas viktigaste uppgift är att sätta punkt för räkenskapsåret genom att fastställa resultat- och balansräkning, besluta om resultatdisposition samt att besluta om styrelseledamöterna ansvarsfrihet. Att detta görs senare under året borde normalt sett inte utgöra något problem. Däremot kan det vara ett problem ifall någon annan viktig fråga skulle behandlats på stämman eller om föreningen saknar styrelse.

Vad är det värsta som kan hända om styrelsen med hänvisning till coronaviruset väljer att skjuta upp årsstämman?

Den yttersta konsekvensen skulle vara att medlemmarna nekar styrelsen ansvarsfrihet och går vidare för att väcka en skadeståndstalan vid allmän domstol. Det innebär dock att medlemmarna måste visa att styrelsens ledamöter ”uppsåtligen eller genom oaktsamhet skadar föreningen” som det står i lagen. Det är dock svårt att se att medlemmarna skulle vinna framgång med en sådan talan med hänvisning till den situation som vi just nu befinner oss i.

Att inte upprätta årsredovisningen i tid är ett bokföringsbrott som styrelsen kan åtalas för. Så även om stämman skjuts upp är det viktigt att föreningen upprättar och skriver under årsredovisningen. Även om ordinarie föreningsstämma inte har fastställt resultat- och balansräkningen inom de sex månaderna från utgången av räkenskapsåret är det inte ett bokföringsbrott så länge årsredovisningen är upprättad och underskriven.

Om vi ändå genomför stämman, hur många medlemmar måste komma för att den ska vara giltig?

Om det inte ställs något närvarokrav i stadgarna kan en föreningsstämma i princip hållas med en till tre personer närvarande. Stämman måste ha en mötesordförande. Denne kan även föra protokoll. Vanligtvis ska protokollet justeras av två justerare men det kan stå olika i olika föreningarnas stadgar, till exempel att endast en justerare behövs. Så beroende på hur många justerare som angetts i föreningens stadgar behöver alltså två eller tre personer vara närvarande på föreningsstämman för att den ska vara giltig enligt lag. Det som krävs är att en av dessa är röstberättigad.

En del föreningar tar in en extern ordförande att leda stämman. Om denne även skriver protokollet behövs, i de fallen, endast en eller två justerare som deltar på stämman, beroende på hur många justerare föreningen ska ha enligt sina stadgar. Åtminstone en av dem måste vara röstberättigad. Läs mer om när stämman är giltig.

Finns det någon annan möjlighet för föreningen att ändå genomföra stämman?

Riksdagen har nu beslutat om en ny tillfällig lag som ska göra det möjligt för fler att hålla sina stämmor. Detta kommer att underlätta för aktiebolag men även ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar. Läs mer om lagen här. Bland annat innebär den att bostadsrättsföreningar ska kunna tillämpa poströstning. Läs mer om hur det går till här. Sedan den 18 maj gäller ytterligare lagändringar som möjliggör att hålla stämmor helt utan fysisk närvaro, digitalt eller som ren poströstningsstämma. Liksom den tillfälliga lagen är lagändringarna förlängda att gälla till och med 31 december 2021.

Ett alternativ för mindre föreningar kan vara att genomföra en så kallad per capsulam-stämma. För även om föreningsstämman är ett muntligt förfarande kan stämmobesluten upprättas i skriftlig form, det vill säga att man genomför en så kallad skrivbordsstämma eller att besluten fattas ”per capsulam”.

Hur går en per capsulam-stämma till rent praktiskt?

Per capsulam-beslut förutsätter att samtliga röstberättigade medlemmar är ense om det. Ett stämmoprotokoll upprättas och besluten antecknas i protokollet. Därefter cirkuleras protokollet mellan medlemmarna som skriver under protokollet. Läs mer om per capsulambeslut mellan styrelsemöten.

Kan vi hålla vår föreningsstämma på distans?

Enligt föreningslagen finns möjlighet att hålla en stämma där deltagandet sker på distans. Stämman måste dock ledas från den i stadgarna angivna platsen. De medlemmar som vill och kan ska också ha möjlighet att delta i stämman genom att komma till stämmoplatsen.

Hur beslutar vi att stämman ska hållas på distans och vem ansvarar för att den genomförs korrekt?

Styrelsen avgör om stämman ska genomföras på ett sådant sätt att medlemmarna kan delta på distans. Men stämman har alltid möjlighet att ompröva beslutet och frågan kan även vara reglerad i stadgarna.

Det är stämmoordförandens ansvar att löpande bevaka att de tekniska förutsättningarna för distansdeltagande är tillfredställande och att exempelvis omröstningar kan genomföras på ett sätt som är jämförbart med när medlemmarna närvarar på plats. En annan viktig sak är att kunna säkerställa att det verkligen är rätt person som röstar.

Om en medlem har givit någon annan fullmakt att vara ombud på stämman måste fullmakten lämnas i original i förväg. Även här är det viktigt att ordföranden säkerställer att ombudet är den person som anges i fullmakten. Vår uppfattning är därför att ett ombud inte kan närvara digitalt utan behöver vara fysiskt på plats.

Om stämman genomförs på distans kan väl andra än medlemmarna lyssna till vad vi säger? Hur gör vi då?

Föreningsstämman är en enskild sammankomst för medlemmarna och är inte offentlig. Stämman kan besluta att den som inte är medlem ska ha rätt att närvara eller på annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman. Ett sådant beslut är dock giltigt endast om samtliga röstberättigade som är närvarande vid stämman röstar för detta. Stadgarna kan också reglera denna fråga.

När medlemmar deltar på distans från en annan plats kan det vara svårt att kontrollera att inte utomstående tar del av stämmoförhandlingarna. För att stämmodeltagande på distans ska vara möjligt krävs därför att stämman beslutar att utomstående har rätt att närvara vid stämman eller på annat sätt följa förhandlingarna. Om någon är emot och ett sådant beslut inte kan fattas är det tveksamt om föreningsstämman kan hållas på distans.

Finns det någon möjlighet för våra äldre medlemmar i föreningen att ändå ta del av stämmoförhandlingarna om vi håller stämman men vill skydda dem från smittorisken?

En medlems rätt vid föreningsstämman kan även utövas genom ett ombud. Som huvudregel kan dock endast make, sambo eller annan medlem vara ombud. För att någon annan person än de nämnda ska kunna vara ombud krävs att stadgarna medger detta. Ingen får som ombud företräda mer än en medlem, om inte stadgarna säger något annat.

Ett ombud ska kunna visa skriftlig, daterad och undertecknad fullmakt. Fullmakten gäller i högst ett år från utfärdandet.

Riksdagen har nu beslutat om en ny tillfällig lag som ska göra det möjligt för fler att hålla sina stämmor. Detta kommer att underlätta för aktiebolag men även ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar. Läs mer om lagen här.

Sedan den 18 maj gäller ytterligare lagändringar som möjliggör att hålla stämmor helt utan fysisk närvaro, digitalt eller som ren poströstningsstämma. Liksom den tillfälliga lagen är lagändringarna förlängda att gälla till och med 31 december 2021.

Övriga frågor

Hyresgäster i föreningens lokaler frågar om de kan få hyresreduktion för att de måste stänga, vilken skyldighet har föreningen?

Generellt gäller för rätt till nedsättning av hyran att det ”föreligger hyresrättsligt hinder eller men i nyttjanderätten” som det heter, det vill säga att hyresgästen inte kan använda lokalen som det var tänkt. Det kan exempelvis vara brister i ventilation, vattentillförsel eller värmehållning, vilket det alltså inte handlar om här. Bedömningen i dagsläget är att det inte går att undgå förpliktelsen att betala hyra med hänvisning till Covid-19. Föreningen kan givetvis på frivillig basis göra eftergifter för att underlätta för lokalhyresgäster, inte minst småföretagare som har det svårt.

Regeringen beslutade våren 2020 om ett hyresstödpaket på 5 miljarder kronor till lokalhyresgäster vissa brancher (se lista här), där staten står för halva kostnaden för hyresnedsättningen. Stödet kunde sökas mellan den 1 juli och 31 augusti. På verksamt.se  finns information om vilka tillfälliga ändringar i lagar och regler som kan vara bra att känna till.

I januari i år har regeringen föreslagit att stödet som ges till hyresvärdar som givit sina lokalhyresgäster hyresrabatt ska återinföras för perioden januari-mars 2021. Men EU-kommissionen måste godkänna detta statliga stöd. I slutet av februari beslutade riksdagen att godkänna regeringens förslag om hyresrabattstöd. Inga beslut dock fattade om utformningen och därmed går det ännu inte att söka.

Vilken information bör vi i föreningens styrelse gå ut med till medlemmarna med anledning av situationen?

I dessa tider då smittspridning råder måste alla ta sitt ansvar. Folkmyndigheten uppmanar i sina uppdaterade Allmänna råd att bland annat företag och föreningar ska sätta upp information till kunder, medlemmar och besökare. På Folkhälsomyndighetens webbplats finns affisher som kan skrivas ut och sättas upp, exempelvis i trapphus och allmänna utrymmen. Dessa finns också på flera olika språk. Informationen kan också delas i brevlådor, läggas ut på föreningens webbplats eller Facebookgrupp om sådan finns.

Hur ska styrelsen hantera och informera om de finns medlemmar som är smittade i föreningen och som sitter i karantän?

Med hänsyn till den personliga integriteten är det inte lämpligt att föreningen informerar övriga medlemmar i föreningen om vem eller vilka som är smittade om styrelsen vet det. För att få göra det behövs deras godkännande. Däremot kan styrelsen möjligen informera om att det finns medlemmar som har drabbats av coronaviruset och att de sitter i karantän.

Många föreningar tar initiativ till att hjälpa de som antingen sitter i karantän eller som tillhör någon riskgrupp och behöver hjälp med bland annat inköp av mat och läkemedel.

Tala gärna om för era medlemmar vilka övriga åtgärder ni som styrelse vidtagit till exempel vad gäller extra städning, spritning med mera. Uppgifter om hälsa är ju känsliga uppgifter enligt dataskyddsförordningen och ska behandlas därefter, det vill säga ytterst försiktigt om alls.

Hur ska vi informera medlemmar som vill besöka bostadsrättsföreningens kontor?

Boende som inte är helt friska bör inte besöka sin bostadsrättsförenings kontor om det finns ett sådant. Informera gärna om detta via webbplats, trapphusanslag eller lapp i brevlådan. Hänvisa boende till att istället ta kontakt via exempelvis telefon eller e-post.

Vi har planerade åtgärder i fastigheten. Ska vi skjuta på dem så länge smittrisk finns?

Även om åtgärderna är planerade sedan länge kan det vara klokt att avvakta med att genomföra dem om de inte är direkt akuta, det vill säga åtgärder av sådant som riskerar att skada fastigheten väsentligt. Detta för att minska antalet sociala kontakter som inte är helt nödvändiga och som kan leda till smittspridning. Men om åtgärderna är beställda måste föreningen kontrollera avtalen och föra en dialog med entreprenören eller konsulten för att inte riskera avtalsbrott. Föreningen kan alltså inte ensidigt besluta om att skjuta upp redan beställda åtgärder.

Vid akuta åtgärder som inte kan vänta, till exempel vattenskador, behöver de boende informera om deras eventuella symtom och sjukdomar, så att lämpliga skyddsåtgärder kan vidtas. Det behöver knappast sägas att entreprenörer eller hantverkare inte får gå in till boende om de inte är helt friska och symptomfria.

En medlem vägrar släppa in den entreprenör som anlitats för den obligatoriska ventilationskontrollen med hänvisning till risk för smittspridning av coronaviruset covid-19. Hur ska föreningen agera?

I dessa tider då risken för smitta av coronaviruset Covid-19 är ett stort orosmoment bör styrelsen i föreningen dock tänka till hur och om man ska utföra OVK:n. Även om OVK:n är planerade sedan länge kan det vara klokt att avvakta med att genomföra den. Detta för att minska antalet sociala kontakter som inte är helt nödvändiga och som kan leda till smittspridning. Ha en dialog med kontrollanten.

Men rent rent juridiskt har bostadsrättsföreningen, enligt bostadsrättslagen och många föreningars stadgar, rätt att i vissa fall få tillträde till lägenheten. Det kan handla om exempelvis en obligatorisk ventilationskontroll, OVK.

Vad händer om vi inte kan genomföra OVK:n över huvud taget?

Det finns inga straffavgifter ifall föreningen inte genomför OVK:n, men kommunen kan förelägga fastighetsägaren, det vill säga bostadsrättsföreningen, att utföra den. Ett sådant föreläggande kan kombineras med vite.

En möjlighet kan vara att ansöka om anstånd med OVK:n. Begäran om anstånd görs vanligtvis hos kommunens byggnadsnämnd. Kommunen kan besluta om senareläggning av besiktningstidpunkter om särskilda skäl finns. I och med att varje kommun får göra sin egen bedömning är det svårt att avgöra hur utfallet blir.

Rev 2021-03-03