När styrelsen tar fram en budget får den en helhetsbild av föreningens ekonomi och säkerställer på så sätt att rätt avgifter debiteras medlemmarna. Det finns dock inget formellt krav på att en budget ska tas fram.
En budget för bostadsrättsföreningens kommande räkenskapsår upprättas i regel i slutet av året.
Krav på budget eller inte
Det finns inget lagkrav på att en förening måste upprätta en budget, men det kan vara inskrivet i stadgarna, vilket styrelsen behöver ha koll på.
Varför budget?
Många föreningar får budgetförslag från sina ekonomiska förvaltare och förlitar sig helt på dessa. Det är en bra grund, men förvaltaren har inte alltid vetskap om vad styrelsen planerar att göra kommande år – om förvaltaren inte har informerats om det. Genom budgetarbetet får styrelsen en förståelse för hur ekonomin i föreningen ser ut, en helhetsbild. Styrelsen får framför allt koll på om avgifterna som tas ut av medlemmarna kommer att täcka föreningens utgifter nästkommande år.
Om budgeten inte hålls
Budgeten är ett rörligt verktyg och behöver inte ändras efter hand även om styrelsen ser att kostnaderna i budget inte hålls under året. Styrelsen ska se den som en sammanställning av kvalificerade antaganden. Det kan ändå vara en god idé att göra en budgetuppföljning efter halvårsskiftet och dra slutsatser inför nästa år.
Rätt att ta del av budgeten
Medlemmarna har egentligen inte rätt att ta del av budgeten men styrelsen kan välja att informera medlemmarna om budgeten på föreningsstämman. Vanligtvis är det inte en beslutspunkt och den kan då ge upphov till långa diskussioner. Det är trots allt styrelsen som ansvarar för budgeten. Styrelsen måste dock vara beredd på att revisorn i samband med den årliga revisionen kan vilja se budgeten.
Tips!
Vägledning i budgetarbetet
- Utgå från en avstämd resultatrapport från exempelvis september månad. Uppskatta sedan intäkter och utgifter för månaderna fram till årets slut. Ett annat sätt är att utgå från resultaträkningen i föregående årsbokslut, och utfallet för det året.
När det gäller driftskostnaderna kan det vara lämpligt att lägga på ytterligare några procent på uppskattad kostnad för kommande år med hänsyn tagen till aktuell inflation. För värme, el och vatten brukar respektive leverantör kunna ge en prognos för ett normalår. Det beror förstås också på hur föreningens avtal med leverantörerna ser ut.
- Se över leverantörsavtal exempelvis för trapphusstädning, snöröjning, förvaltning med mera. Får föreningen vad den betalar för eller ska något avtal sägas upp och styrelsen försöka hitta någon annan leverantör? Kolla med grannföreningar om de har en leverantör som de är nöjda med som kan rekommenderas. Om avtalen är indexerade, vilket bland annat förekommer för ekonomisk och teknisk förvaltning, ska kostnaden räknas upp.
- Är marken föreningens eller hyrs den av kommunen mot en tomträttsavgäld? När löper i så fall avtalet ut? Dessa sätts normalt om vart tionde år, vilket kan innebära stora kostnader då avgälden höjs.
- Har föreningen lokaler i fastigheten? Tas i så fall rätt hyra ut? Om inte, måste lokalhyresavtalen sägas upp för omförhandling.
- Det är också viktigt att gå igenom föreningens underhållsplan om en sådan finns och är uppdaterad. Om ingen underhållsplan finns kan det vara idé att göra en teknisk besiktning av fastigheten. Den bör utföras av en person med bred kunskap inom fastighet och underhåll. Denne får bedöma när i tiden ett visst underhåll, exempelvis fasadrenovering, måste genomföras och till vilken ungefärliga kostnad. Kanske är det också dags för den obligatoriska ventilationskontrollen eller sotning? Då behöver det även budgeteras för det.
- Hur finansieras det kommande årets underhåll? Räcker de pengar som finns på banken eller måste nya lån tas upp? Det innebär i så fall ökade räntekostnader och amorteringar som ska läggas in i budgeten.
- Har styrelsen planer på några större projekt i föreningen? Hur är det i så fall tänkt att dessa ska finansieras?
- Togs beslut om några förändringar av styrelsearvodena på senaste stämman? Det behöver i så fall också räknas med i budgeten tillsammans med sociala avgifter. Och är arvodena indexreglerade ska de förstås räknas upp.
- Hur sätter styrelsen avgiften? Om något i föreningen ska förändras eller underhållas kan avgiften som tas ut av medlemmarna behöva ses över. Men styrelsen kan inkludera en summa för planerat underhåll i beräkningen av avgiften oavsett om föreningen planerar att göra något eller inte. På så sätt säkerställs att resurser finns när åtgärden väl ska genomföras. Antingen kan den budgeterade summan sparas i pengar eller i form av att föreningen amorterar så att det skapas ett låneutrymme för nya lån. Ett sparande innebär att föreningens kapital byggs upp. Om föreningen i stället amorterar minskar kapitalskulden vilket innebär lägre räntekostnader.
I båda fallen kan medlemmarna tycka att styrelsen i stället ska sänka avgifterna. Men då minskar möjligheten för styrelsen att garantera resurser för framtida åtgärder. Dessa måste då finansieras med nya lån när det blir aktuellt att utföra dem och kommer att innebära högre kostnader – med höjda avgifter som följd.
