Alla fastigheter behöver förr eller senare underhållas. Styrelsen ställs då inför en mängd frågor av varierande svårighetsgrad när en lämplig entreprenör ska anlitas. De främsta råden är att överväga att anlita en professionell projektledare och att vara noga med avtalet.

Tvister om entreprenader är relativt vanliga och handlar ofta om otydliga avtal och felaktiga förväntningar om vad som ingår i entreprenaden. Inte sällan handlar tvisterna om stora belopp. Det finns alltså anledning att vara försiktig.

Behov av projektledare?

En första fråga som styrelsen behöver ställa sig är om kompetens, tid och energi finns för att på egen hand genomföra ett projekt. Vid tvekan är det bättre att anlita en professionell projektledare som kan hjälpa till med upphandling och bevaka föreningens intressen under genomförandet. Kostnaden kan mycket väl kompenseras genom att undvika dyra misstag.

Vad som ska utföras?

Det är viktigt att ha en klar uppfattning om vad föreningen vill ha utfört. Normalt sett upphandlas en så kallad totalentreprenad. Det innebär att föreningen formulerar önskemål om slutresultatet, det vill säga ställer funktionskrav, men lämnar åt entreprenören att välja lämpliga tekniska lösningar för att nå det resultatet. Det är viktigt att kraven är så pass tydliga att det efteråt går att bedöma om entreprenören faktiskt har uppfyllt dem. Konflikter om vad parterna egentligen har kommit överens om är vanliga.

Förfrågningsunderlag

Beskrivningen av det arbete som föreningen vill ha utfört sammanställs i ett förfrågningsunderlag, där även relevant information om föreningen och andra förutsättningar som entreprenören behöver känna till anges. Det kan exempelvis handla om vilken prismodell som ska gälla och att entreprenören har relevanta behörigheter för arbetet.

Mycket vanligt och lämpligt är att ange att standardbestämmelserna ABT 06, Allmänna bestämmelser för totalentreprenader, ska gälla. I ABT 06 finns regler om besiktningar, försäkringar, ansvar, fel, skadestånd, betalningsrutiner och annat. Genom att hänvisa till ABT 06 blir bestämmelserna en förutsättning för entreprenaden och föreningen behöver därför inte införa separata bestämmelser om dessa saker i förfrågningsunderlaget eller i ett senare avtal.

Elektronisk personalliggare och ansvar för arbetsmiljösamordning

För entreprenadarbeten där kostnaden överstiger fyra prisbasbelopp har föreningen som beställare ett ansvar att föra en så kallad elektronisk personalliggare, en förteckning över personal på byggarbetsplatsen. Den ska anmälas till Skatteverket.

Föreningen har som beställare även ett övergripande ansvar för samordning och planering av arbetsmiljöfrågor vid entreprenadarbetet. Ansvaret för dessa två frågor kan och bör dock delegeras till entreprenören. Det ska då framgå i förfrågningsunderlaget och sedan även i det skriftliga avtal som tecknas.

Hitta entreprenörer

En vanlig fråga är hur föreningen hittar entreprenörer. Företag som föreningen tidigare har anlitat kan vara lämpligt att kontakta på nytt. Andra bostadsrättsföreningar eller kommersiella hyresvärdar i området kan tänkas ha förslag på företag som de har anlitat. Ibland kan den ekonomiska eller tekniska förvaltaren lämna förslag. Det finns även många branschorganisationer som på sina webbplatser publicerar förteckningar över medlemsföretag i olika kategorier. Exempelvis har Byggföretagen en omfattande lista.

Utvärdering av anbud

Det finns inget krav på att en bostadsrättsförening måste inhämta flera anbud, men vid kostsamma arbeten är rekommendationen att styrelsen försöker få in åtminstone tre anbud för att vara säker på att föreningen inte betalar för mycket.

Det är viktigt att anbuden är jämförbara. Om de har lämnats baserat på samma förfrågningsunderlag bör de vara likartade, men vid jämförelsen behöver föreningen ta hänsyn till eventuella reservationer i anbuden som kan påverka det totala priset.

Vid bedömningen av vilket anbud som är bäst är pris en viktig faktor, men bör inte vara avgörande. Det är viktigt att göra en helhetsbedömning av företaget genom att bland annat kontakta referenser och kontrollera att företagets ekonomi är god. Det är lätt att glömma bort att det avtal som tecknas inte bara omfattar genomförandet, utan även garantitiden. För att garantin ska vara värd någonting krävs att företaget finns kvar över tid.

Tecknande av entreprenadavtal

Ett skriftligt avtal bör tecknas med den entreprenör som föreningen väljer. Ibland tillhandahåller entreprenören ett förslag på avtal, vilket då måste granskas noga för att undvika ofördelaktiga villkor. Rekommendationen är dock att föreningen tar fram ett eget avtalsförslag.

Avtalen är normalt uppbyggda så att de refererar till andra dokument som därmed blir en del av avtalet. Det kan exempelvis handla om förfrågningsunderlag, anbud och standardbestämmelserna ABT 06. Sådana referenser ska då vara rangordnade för att undvika tolkningsproblem om några dokument innehåller motstridiga uppgifter. Avtalet ska rankas högst, vilket innebär att innehållet i det blir mycket viktigt. Vid tvekan bör föreningen låta en entreprenadjurist granska avtalsutkastet eller hjälpa till att upprätta ett eget.

Tidsplan och betalningsvillkor

I avtalet är det viktigt att införa tydliga bestämmelser om när arbetet ska påbörjas och vara slutfört samt hur betalningen ska ske. Ibland vill entreprenören att betalning ska ske delvis i förskott. Föreningen bör noga överväga om det ska accepteras eftersom förskott utgör en ekonomisk risk. Normalt är i stället att avtala om en prestationsbaserad betalningsplan, det vill säga att entreprenören endast har rätt att få betalt för faktiskt utfört arbete och kan då fakturera vid vissa avtalade etappmål. Föreningen brukar också ha rätt att innehålla ett skäligt belopp som säkerhet för att fel ska avhjälpas efter slutbesiktningen. Det är även viktigt att tydligt avtala om hur kostnader för eventuella tillkommande arbeten ska beräknas.

Genomförande

Innan arbetet påbörjas hålls normalt ett startmöte för att reda ut praktiska frågor. Under projektet hålls sedan återkommande byggmöten, där frågor som uppstår under projektet kan behandlas. Det kan exempelvis handla om förseningar, det som kallas hinder i avtalet, eller tillkommande och avgående arbeten som brukar kallas ÄTA-arbeten.

Vid alla dessa möten är det föreningen som ska föra protokoll och entreprenören ska justera det. Eventuella tilläggsbeställningar eller andra överenskommelser bör vara skriftliga och sparas tillsammans med mötesprotokoll. Samla allt material, inklusive e-post, om projektet på ett ställe eftersom sådant material kan behövas långt senare om parterna blir oense om någonting. Det är också bra att komplettera dokumentationen med exempelvis bilder under arbetets olika faser.

Kom ihåg att löpande hålla medlemmarna informerade om projektet. Det är ofta en bra idé att tidigt hålla ett informationsmöte tillsammans med entreprenören.

Besiktning

När arbetet är färdigt bör en slutbesiktning ske med en oberoende besiktningsman som föreningen väljer. Läs mer om vad som händer efter entreprenaden under Entreprenader – ansvar och garantier.

I vissa fall är det motiverat att genomföra förbesiktningar innan arbetena är färdiga. Så kan det exempelvis vara när viktiga delar byggs in och i efterhand inte kan kontrolleras. Ett exempel kan vara dränering som inte kan kontrolleras när marken är återställd. Föreningen bör därför redan tidigt planera behovet av besiktningar tillsammans med en besiktningsman.