Medlemmarnas möjlighet att påverka hur föreningens verksamhet utövas genom att de lägger fram motioner till föreningsstämman. En motion är en skrivelse från en eller flera medlemmar som innehåller ett förslag till en förändring eller åtgärd.

Det är ju alla medlemmar tillsammans som äger föreningen och då är det också självklart att alla ska kunna lämna sina förslag till förändringar. Detta görs genom att lämna in motioner, eller ärenden som det heter i lagen. Övriga medlemmar ska också ha tid och möjlighet att fundera över vad de tycker om de olika förslag som ska tas upp på stämman. Därför är det viktigt att motioner tas emot och behandlas på rätt sätt.

Alla motioner ska behandlas

Eftersom alla ärenden som ska tas upp på stämman måste vara med i kallelsen är det viktigt att styrelsen får in motioner från medlemmarna i god tid innan kallelsen ska skickas ut. Styrelsen bör också lämna sitt svar på motionerna eftersom den ofta har information och kunskap om sådant som motionerna handlar om. På stämman kan styrelsen sedan rekommendera medlemmarna att antingen bifalla, avslå eller anse motionen besvarad beroende på vilken information som styrelsen har.

En motion ska lämnas in till föreningen i enlighet med stadgarna. Där kan till exempel stå ett datum då motioner senast ska ha kommit in. Det är dock inte ovanligt att stadgarna möjliggör för styrelsen att meddela en senare tidpunkt då motioner senast ska ha kommit in. Ett sådant datum är det lämpligt att styrelsen slår fast i samband med att årsmötet planeras in. Tänk på att ta höjd för att styrelsen ska hinna behandla motionerna.

Om inget står i stadgarna ska motioner ha lämnats till styrelsen i god tid innan stämman.

Om motioner kommer in för sent eller efter det datum som styrelsen har satt kan de inte följa med kallelsen och därför inte heller tas upp på stämman.

Hur motionen bör skrivas

Det kan ofta vara svårt att avgöra om det som kommer in till styrelsen är en motion. Motionen ska vara utformad på så sätt att medlemmarna kan rösta för eller emot ett förslag. En begäran om en upplysning eller framförande av en åsikt är alltså inte ett ”ärende” i lagens mening. Om det saknas ett konkret förslag till beslut bör styrelsen kontakta medlemmen för att precisera vad han eller hon vill för att möjliggöra att motionen tas upp på stämman. Av den anledningen kan det vara bra att informera medlemmarna om vad som behövs för att motionen ska bli så bra som möjligt. Föreningen kan också ta fram en mall för motioner. Motionen bör innehålla:

Rubrik som beskriver förslaget

Använd ett enkelt och tydligt språk så att det klart framgår vad förslaget är. Beskriv kort, enkelt och tydligt. Självklart kan en bakgrund till förslaget ges, men själva förslaget som sådant bör vara kort och koncist. Det måste finnas en konkret beslutspunkt. Vad ska stämman rösta om?

Att-satser om det är flera beslutspunkter

Om förslaget innehåller flera punkter som ska beslutas om är det bra om detta läggs upp i flera ”att-satser” så att det blir tydligare. Om det går att dela upp förslaget så är det lämpligt att göra det.

Om det läggs flera förslag i motionen som inte alls rör varandra är det bättre att skriva flera motioner.

Innehåller motionen något som stämman kan besluta om?

Stämman kan besluta om det mesta som rör löpande underhåll, föreningens utseende och liknande. Däremot kan stämman inte rösta om exempelvis förändrade månadsavgifter eller att förbjuda andrahandsuthyrning. Det är styrelsen som beslutar om månadsavgifterna och rätten till andrahandsuthyrning är reglerad i lag. Dock kan även frågor som normalt beslutas av styrelsen – till exempel en mindre renovering –behandlas som ett ärende på stämman. Läs mer om vilka frågor som ska beslutas om på en föreningsstämma under ”Stämmobeslut”.