Många av punkterna på föreningsstämmans dagordning är ren formalia som i princip bara klubbas igenom. Andra behöver medlemmarna diskutera och så småningom rösta om. Men vilka får egentligen närvara, yttra sig och rösta på stämman? Och hur går det till?

Ibland har bostadsrättsföreningen motioner eller punkter på stämmans dagordning som det kan bli omröstning om. Då är det viktigt att ni i styrelsen vet hur röstningen bör gå till och vem som får rösta.

Huvudregeln är att varje medlem i bostadsrättsföreningen har en röst och om flera medlemmar äger bostadsrätten tillsammans har de ändå bara en röst. När medlemmarna anländer till stämman prickas de av mot medlemsförteckningen som oftast också får vara röstlängd. Den fastställs sedan av stämman under en punkt på dagordningen.

Det är klokt att, ifall två eller flera medlemmar har en gemensam röst, notera i röstlängden vem av dem som ska lägga den faktiska rösten. Kan delägarna inte komma överens om det får de helt enkelt avstå från att rösta. Några delade röster finns inte. Om bara en av flera delägare kommer till stämman behöver han eller hon inte ha en fullmakt från övriga för att få rösta.

Även om en medlem har flera bostadsrätter har denne fortfarande bara en röst. I föreningens stadgar kan det dock stå något annat, till exempel att varje bostadsrätt har en röst, vilket numera är ovanligt.

Föreningsstämman får besluta att den som inte är medlem får närvara eller på något annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman. Men då måste samtliga röstberättigade som är närvarande vid föreningsstämman vara eniga och fatta beslut om det.

För den medlem som inte kan närvara vid stämman är det fortfarande möjligt att rösta, nämligen genom ombud som getts en fullmakt.

Vem kan vara ombud? Kolla stadgarna.

En fullmakt ger en person rätt att göra något, det vill säga agera för någon annans räkning. I bostadsrättsföreningar används vanligtvis fullmakt då någon medlem inte själv kan närvara vid föreningsstämman. Medlemmen kan då skicka ett ombud i stället.

Ett ombud får representera högst en medlem om inget annat står i stadgarna. Ombudet ska ha en skriftlig, daterad fullmakt i original med sig. Den gäller i ett år och behöver inte vara bevittnad men ska vara undertecknad. Endast medlemmens maka eller make, sambo eller annan medlem i samma förening kan vara ombud, om inget annat anges i föreningens stadgar. Detsamma gäller biträde. Tanken med ett biträde är att en medlem ska ha möjlighet till hjälp på stämman. En medlem kan ha med sig högst ett biträde och denne har också rätt att yttra sig.

En bostadsrättshavare som är under 18 år behöver ha sin förmyndare med sig på stämman, vilket oftast är en förälder. Om en medlem är juridisk person, till exempel ett företag, företräds denne på stämman av den som står på företagets registreringsbevis som så kallad legal ställföreträdare. Registreringsbeviset bör inte vara äldre än ett år men vi rekommenderar tre månader. Om en medlem har en förvaltare företräds medlemmen av förvaltaren.

Dags för röstning

Grundregeln är att det som blir föreningsstämmans beslut är den mening som har fått mer än hälften av rösterna på stämman. Det brukar kallas enkel majoritet. Vid personval blir den vald som har fått de flesta rösterna.

En del beslut kräver att minst två tredjedelar av rösterna stödjer förslaget, till exempel vissa stadgeändringar, då på den andra stämman. Det kallas kvalificerad majoritet. Tydliga regler om hur själva röstningen ska gå till saknas i föreningslagen. Majoritetsberäkningarna görs alltså utifrån antalet ”avgivna” röster där blankröster, ogiltiga röster och medlemmar som avstår från att rösta inte räknas med.

Olika sätt att notera rösterna

Om det finns flera förslag att ta ställning till i ett ärende föreslår ordföranden i vilken turordning de olika förslagen ska behandlas. Målet är att få fram ett förslag som mer än hälften av de röstberättigade står bakom.

Därefter formulerar ordföranden frågorna till stämman så att de kan besvaras med ett tydligt ”ja”. Det vanligaste beslutssättet är så kallad acklamation, det vill säga att ordföranden lyssnar på deltagarnas ”ja” och konstaterar att det inte behövs någon räkning av röster. Men om någon av stämmodeltagarna begär votering, det vill säga en verklig omröstning, ska en sådan genomföras.

Det finns både öppen och sluten votering. Vanligast är öppen votering men om någon begär sluten votering avgör stämman med enkel majoritet om den ska genomföras. När det gäller personvalsfrågor är rekommendationen att hålla en sluten votering.

Vid öppen votering svarar varje röstberättigad muntligt ”ja” eller ”nej” på förslaget efter att medlemmens namn ropats upp enligt röstlängden. Svaret noteras i röstlängden. Vid sluten votering lämnar varje röstberättigad in en skriftlig – icke undertecknad – röstsedel, hopvikt så att rösthemligheten bevaras, och medlemmen bockas av mot röstlängden.

Eftersom voteringar ofta är tidsödande brukar man försöka undvika dem. För att spara tid är det vanligt att i stället för en formell votering göra en försöksvotering med handuppräckning. Är det många deltagare på stämman rekommenderas att använda röstkort som kan delas ut vid avprickningen. Kortet hålls sen upp när ordföranden begär det, vilket ökar tydligheten och begränsar möjligheten för en icke röstberättigad deltagare på stämman att rösta.

Någon skyldighet att delta i en omröstning finns inte. Om någon vill avstå från att rösta går det bra att sitta tyst vid acklamationsbeslut eller säga ”avstår” vid öppen votering. Den som vill avstå vid en sluten votering gör det genom att inte lämna någon röstsedel eller att lämna en blank röst. I dessa fall har alltså ingen röst lämnats vilket ska tas hänsyn till vid majoritetsberäkningen.

Resultatet av de omröstningar som genomförts på stämman ska stå i stämmoprotokollet; hur många röster som var för och hur många röster som var emot. Röstlängden bifogas normalt till protokollet som ska vara justerat och klart senast tre veckor efter föreningsstämman.