På en föreningsstämma kan beslut ibland fattas utifrån fel grunder eller på fel sätt. Och kanske borde inte beslutet fattats av stämman över huvud taget. Vilka konsekvenser får det och hur bör styrelsen hantera situationen? Bostadsrätterna Direkt ger råd.

Ledamöterna i landets bostadsrättsföreningars styrelser gör arbetet på sin fritid och kan rimligtvis inte alltid ha sakkunskaper eller tidigare erfarenhet av de frågor som hanteras. Ibland skickas kallelse till årets föreningsstämma med ofullständiga handlingar och inte alltid med rätt innehåll i kallelsen, ofta beroende på att det är bråttom att hinna med att kalla inom de tidsgränser som är satta enligt lag.

Vad händer då om beslut fattas på stämman utifrån felaktigt underlag eller om omständigheterna ändras i efterhand så att beslutet inte går att genomföra? Här är några exempel på sådana beslut och Tove Lindau, jurist och styrelserådgivare på Bostadsrätterna, svarar på hur styrelsen ska hantera situationen.

Beslut som fattats på stämman går inte att genomföra

Det händer att det på föreningsstämmor fattas beslut om att genomföra någon typ av åtgärd, exempelvis anordna cykelställ på ett visst ställe på gården. Sedan visar det sig, efter att styrelsen arbetat med frågan, att det inte fungerar på just den platsen, men däremot på ett annat ställe på gården. Vad gör styrelsen då?

– Rent juridiskt gäller ju att styrelsen inte kan fatta beslut som går utanför stämmobeslutet. Då får den kalla till en extra stämma för ett nytt stämmobeslut. Varför är det då så viktigt? Jo, för på stämman kan medlemmarna ha diskuterat den bästa platsen som stör minst. Om det ändras kanske den nya platsen stör mer och andra medlemmar som kanske inte ens var med på stämman. Det generella rådet är att inte fatta detaljerade beslut på stämman utan lämna åt styrelsen att välja, som i det här exemplet, den bästa platsen.

Fel antal ledamöter väljs

I föreningens stadgar står hur många ledamöter och suppleanter som ska väljas på stämman. Det vanligaste är att det anges i ett spann om minst och högst antal. Men det finns även stadgar som anger exakt antal. Om stämman då väljer för få – eller för många – ledamöter och/eller suppleanter, vad händer då?

– I våra mönsterstadgar har vi en punkt före valet av ledamöter och suppleanter där stämman lägger fast antalet ledamöter och suppleanter. Under den punkten kan stämman diskutera hur många de faktiskt ska välja. Men det finns förstås föreningar som har exakt antal i sina stadgar och där valberedningen inte fått ihop exempelvis fyra ledamöter, utan bara tre. Då får styrelsen kalla till en extra stämma för att ha ett fyllnadsval – och inför den får valberedningen jobba vidare. Alternativet är att ändra stadgarna, men då behövs i de flesta fall två stämmor.

Arvodesbeloppet ändras efter att beslut har fattats på stämman

På årsstämman godkänns revisionsarvodet för nästkommande år. Efter beslutet höjer revisionsbyrån sitt arvode. Ska styrelsen acceptera det utan åtgärd trots stämmobeslutet? Och bör stämman i stället godkänna ett ungefärligt belopp?

– Det bästa och vanligaste är att det tas till protokollet att revisorns arvode bestäms till ”arvode enligt godkänd räkning”. Interna revisorer tar oftast inget arvode men det förekommer att det beslutas om ett visst belopp som då ligger fast. När det gäller arvoden, både för styrelseledamöter och revisorer, kan det bli fråga om att arbetet tagit betydligt mer kraft och tid än väntat. I ett sådant undantagsfall kan stämman nästkommande år tillfrågas om att i efterhand besluta om ett högre arvode retroaktivt.

Stämman fattar felaktigt beslut i en fråga som styrelsen styr över

Ibland tror styrelsen att ett beslut bör fattas av en stämma trots att det faktiskt är ett styrelsebeslut. Det kan handla om en fråga som påverkar medlemmarna en hel del eller kostar mycket pengar. Exempel kan vara en dyr underhållsåtgärd. Det kan också vara så att styrelsen får ”kalla fötter” när den ska fatta beslut och vill i stället kalla till en stämma för att vara på den säkra sidan, men är det så bra?

– Nej, det kan vara vanskligt eftersom styrelsen har ett ansvar för förvaltningen och underhållet av fastigheten, exempelvis att underhålla taket. Om stämman röstar nej till att åtgärda ett tak som är i dåligt skick hamnar styrelsen i en rävsax. Det kan tyckas vara en enkel utväg att alla medlemmar är med och bestämmer, men så är det inte. Om inte styrelsen har mandat att göra vad den är skyldig att göra är det nog läge att ställa sina platser till förfogande.

En åtgärd kostar mer än det stämman beslutat om

Föreningsstämman kan ha fattat beslut i en fråga som föreslagits och diskuterats på stämman. Beslutet tas till protokollet, men också detaljer som exempelvis vad projektet får kosta eller på vilket sätt det ska genomföras. Vad kan det få för konsekvenser?

– Återigen, det är viktigt att inte fatta och protokollföra beslut för detaljerat. Rekommendationen är att beslutet tas på stämman men att detaljerna överlämnas till styrelsen. Konsekvensen här blir att styrelsen får kalla till en extra stämma för att fatta ett nytt beslut. Självklart kan det vara svårt att veta var gränsen går för när något ska beslutas på en stämma. I vissa fall, när det handlar om väldigt kostsamma åtgärder eller projekt, kan det vara lämpligt, men rådgör då med oss på Bostadsrätterna.

Beslut fattas i en fråga som inte varit med i kallelsen

Styrelsen har skickat ut kallelsen med punkten ”Övrigt” sist på dagordningen. Under den punkten kommer det upp en fråga som stämman fattar beslut om. Hur hanterar styrelsen det i efterhand?

– Grundregeln är att stämman inte får fatta beslut i andra frågor än dem som finns med i kallelsen. Men om det ändå sker så är rekommendationen att styrelsen kallar till en extra stämma där frågan finns med i kallelsen.

Ansvarsfrihet för styrelsen eller en enskild ledamot beviljas inte

På ordinarie föreningsstämma är ansvarsfrihetsfrågan en obligatorisk punkt på dagordningen enligt lag. Om ansvarsfrihet beviljas innebär beslutet att föreningen godkänner styrelsens förvaltning och avstår från att ställa skadeståndsanspråk mot styrelsen. Men vad händer om ansvarsfrihet inte beviljas?

– I de allra flesta fall händer ingenting. Någon måste agera, den nyvalda styrelsen eller någon annan medlem i föreningen. Och då handlar det om att den eller de, inom ett år, stämmer hela styrelsen eller enskilda styrelseledamöter samt begär skadestånd. Det är egentligen den enda konsekvensen av vägrad ansvarsfrihet, säger styrelserådgivaren Tove Lindau.