Säker stämma på tre olika sätt
För de flesta föreningar är det hög tid att planera för årets stämma. Även i år ser läget osäkert ut vad gäller smittspridningen av coronaviruset covid-19, vilket påverkar hur årsmötet kan genomföras. Bostadsrätterna går igenom de bästa alternativen.
Föreningsstämman brukar vara årets höjdpunkt i bostadsrättsföreningen. I år, liksom förra året, behöver dock en hel del anpassas och förberedas på grund av coronapandemin, för att kunna hållas över huvud taget.
Lagar, regler och rekommendationer säger att allmänna sammankomster och offentliga tillställningar med fler än åtta personer inte ska förekomma, vilket i viss mån även gäller privata sammankomster. Även om bostadsrättsföreningars stämmor inte omfattas av förbudet är rådet att helst hålla stämman digital och/eller genom poströstning.
Hur ska då föreningens styrelse tänka? Varje styrelse behöver se till sin förenings specifika förutsättningar och noga tänka igenom vad som passar bäst för den egna föreningen. Är föreningen liten eller stor? Är medlemmarna till största delen äldre personer eller tvärtom, nästan bara yngre? Finns det många frågor som medlemmarna förväntas motionera om eller är det till stor del formaliapunkter som ska beslutas på årets stämma?
Fundera därefter på något av följande alternativ:
1. Digital stämma- med möjlighet att närvara
Enligt föreningslagen finns redan sedan tidigare denna möjlighet. Dock måste då stämman ledas från den plats som anges i stadgarna och medlemmarna måste kunna delta på platsen. Det är styrelsen som avgör om stämman ska genomföras på distans. Men stämman har alltid möjlighet att ompröva beslutet och frågan kan även vara reglerad i stadgarna.
Stämmoordföranden är den som har ansvar för, och att under hela mötet bevaka, att det fungerar rent tekniskt för medlemmarna att delta på distans. Exempelvis ska omröstningar genomföras på ett sätt som är jämförbart med när medlemmarna är på plats. En viktig sak är också att kunna säkerställa att det verkligen är rätt person som röstar.
Om en medlem har gett någon annan fullmakt att vara ombud på stämman måste fullmakten lämnas i original i förväg. Även här är det viktigt att ordföranden säkerställer att ombudet är den person som anges i fullmakten.
Vår uppfattning är därför att ett ombud inte kan närvara digitalt utan behöver vara fysiskt på plats. Det är förstås viktigt att i förväg göra sig en uppfattning om hur många som kan tänkas komma till stämman på plats.
Hur ska sekretessen kring stämman hanteras?
Föreningsstämman är en enskild sammankomst för medlemmarna och är inte offentlig. När medlemmar deltar på distans från en annan plats kan det vara svårt att kontrollera att inte utomstående hör allt som sägs på stämman. För att kunna hålla stämman på distans krävs därför att stämman beslutar att utomstående har rätt att närvara vid stämman eller på annat sätt följa förhandlingarna. Om någon är emot och ett sådant beslut inte kan fattas är det tveksamt om en föreningsstämma kan genomföras på det här sättet.
2. Digital stämma- ingen fysisk närvaro
Riksdagen har fattat beslut om lagändringar som gör det möjligt att hålla stämmor digitalt utan fysisk närvaro över huvud taget. Det här alternativet ställer höga krav på styrelsen vid genomförandet av stämman. Till skillnad från alternativ 1 är det i det här fallet styrelsen som ska besluta om att andra än medlemmar har rätt att följa stämman.
Om styrelsen beslutar att hålla stämman enbart på distans måste den även erbjuda möjligheten att poströsta för dem som inte kan närvara digitalt. Stämman kan dock hållas enbart digitalt utan poströstning, men det förutsätter att samtliga medlemmar är överens om det.
Fördelen med detta alternativ är att föreningen inte behöver ha en fysisk plats dit medlemmarna kan komma. Därmed finns ingen risk att för många medlemmar kommer till en för liten lokal som i förlängningen innebär att stämman måste ställas in.
Nackdelen är att det kräver administration och förberedelser när poströstning ska erbjudas. På Bostadsrätternas webbplats finns dock formulär och checklista med information att ladda ner under Medlemsförmåner och Blanketter (kräver inloggning).
3. Ren poströstningsstämma- ingen fysisk närvaro
De senaste lagändringarna gör det också möjligt att genomföra stämmor enbart genom poströstning, utan att medlemmarna deltar fysiskt. Även detta alternativ ställer höga krav på styrelsen i fråga om förberedelser inför stämman och det finns en del formaliakrav som ska uppfyllas. Observera att dessa krav enbart gäller vid en ren poströstningsstämma. Bostadsrätterna har arbetat fram ett formulär och en checklista med information som finns att ladda ner under Medlemsförmåner och Blanketter (kräver inloggning).
Fördelen med det rena poströstningsalternativet är att föreningen inte behöver ha en fysisk plats dit medlemmarna kan komma. Det är också ett bra alternativ för den förening där många medlemmar har svårigheter att delta i en digital stämma. Alternativet lämpar sig bra för den förening som har konkreta frågor och förslag på dagordningen som medlemmarna kan rösta Ja, Nej eller Bordlägg på.
Nackdelen med en ren poströstningsstämma är att det kräver administration och förberedelser. Framför allt fungerar detta alternativ sämre i en förening där medlemmar förväntas ha krav på sluten omröstning vid val, yrkanden eller kontrapropositioner. Då är det bättre att skjuta på stämman eller just dessa beslutspunkter. Vid enbart poströstning finns heller ingen möjlighet att ställa frågor som på en fysisk eller digital stämma. Därför finns krav på information reglerat i lagstiftningen. Läs mer om detta och fler alternativ i artikeln Sex olika sätt att hålla sin stämma på vår webbplats.
