Föreningsstämman närmar sig i många bostadsrättsföreningar. Inför dessa har vi sammanställt frågor och svar för att minska risken att något blir fel. Som ny i styrelsen kanske det är första gången och det är därför viktigt att tänka till i förväg för att slippa merarbete i efterhand.

Ledamöterna i landets bostadsrättsföreningars styrelser gör arbetet på sin fritid och kan rimligtvis inte alltid ha koll på vad som gäller – enligt lag men också enligt stadgarna i den egna föreningen. Konsekvensen av att göra fel blir mer arbete då föreningsstämman i många fall måste göras om.

Här är några vanliga frågor styrelsen ställs inför:

När måste stämman hållas?

Den ordinarie föreningsstämman, som också kallas årsstämma eller årsmöte, ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut om det inte står något annat i stadgarna. De flesta bostadsrättsföreningar håller därför sina  årsmöten under våren.

När är det lämpligt att informera medlemmarna?

Skicka gärna ut information eller skriv i nyhetsbrev och berätta om datum och plats för stämman så snart det är beslutat. Lägg ut information på föreningens webbplats om ni har en sådan. Upplys också om när motioner ska vara inlämnade och beskriv gärna kort hur motionerna bör utformas för att de ska vara enkla att förstå och besluta om. Uppmuntra medlemmar som är intresserade av styrelsearbete att kontakta valberedningen om en sådan finns.

Vad är en motion?

En medlem har rätt att få ett ärende behandlat på stämman om han eller hon skriftligen begär det hos styrelsen i rätt tid. Det är vad vi i vardagligt tal kallar för motioner. Med ärende menas ett förslag eller en fråga som stämman kan fatta beslut om. Motionen ska innehålla ett yrkande, det vill säga det som begärs, gärna som en ”att-sats” som stämman kan rösta ja eller nej till.

Allmänna synpunkter, önskan om diskussioner eller klagomål, är inte ärenden eller motioner i lagens mening.

Vem ansvarar för att kalla till föreningsstämman?

Det är styrelsens uppgift att kalla till stämman. Om kallelsen inte skickas i rätt tid och på rätt sätt kan en enskild medlem klandra detta och styrelsen får då göra om processen.

När behöver kallelsen skickas ut och hur?

Kallelse till ordinarie stämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före föreningsstämman. I stadgar får dock bestämmas att kallelse till stämma får utfärdas senast två veckor före stämman.

Kallelsen ska utformas och skickas enligt bestämmelserna i stadgarna. Till  exempel kan det stå i stadgarna att kallelsen kan skickas med e-post.

Vad måste finnas med i kallelsen?

Till kallelsen bifogas dagordningen med de ärenden som stämman ska behandla inklusive eventuella motioner och propositioner. Det är inget lagkrav men det är lämpligt att bifoga dem till dagordningen eftersom det då blir ännu tydligare vilka ärenden som ska tas upp på stämman. I föreningens stadgar står beskrivet vad som ska tas upp och även de ärenden som enligt stadgarna är obligatoriska ska framgå av kallelsen. Tänk på att stämman inte kan behandla och besluta i andra frågor än de som tagits upp på dagordningen.

Bifoga också gärna en mall för fullmakt, som finns på bostadsratterna.se under Mallar och blanketter.

På vilka olika sätt kan vi hålla stämman?

Efter att den tillfälliga stämmolagen slutade gälla den 31 december 2022 har ordningen återgått till hur det var innan pandemin. Det innebär att bostadsrättsföreningar i första hand håller sina stämmor på en plats dit medlemmarna kallas. Föreningen kan också välja att hålla stämman med möjlighet att närvara på distans men kan inte hålla en helt digital stämma. Medlemmarna måste alltså ha en plats dit de kan komma och närvara.

Poströstning i bostadsrättsföreningar är inte längre tillåtet.

Kan ett årsmöte hållas var som helst?

En stämma kan hållas i princip var som helst, det är inte reglerat i lag även om mycket annat är det. Om ingen egen lokal finns kan föreningen hyra in sig på en närliggande skola eller liknande. Det viktiga är att lokalen är trevlig och att alla kan göra sig hörda och se bra.

Vem ska vara stämmoordförande?

Det är klokt att i god tid förbereda vem som ska leda föreningsstämman. Många föreningar tänker att det är ordförande i styrelsen som självklart gör detta. Men det är inte alltid det bästa. Eftersom det är styrelsens förvaltning som ska prövas på stämman kan det vara en god idé att en utomstående ordförande leder stämman.

Viktigt är också att ordföranden kan mötesteknik och har koll på att beslut fattas på rätt sätt och med rätt majoritet. Men det behöver inte vara mer avancerat än att bjuda in grannföreningens ordförande för uppdraget.

Vem ska vara sekreterare?

Lika viktigt som att ha en duktig ordförande är att ha en person som kan skriva protokoll på ett bra sätt och också leverera protokollet från stämman inom de tre veckorna föreningen har på sig. Det är ordförande som utser sekreteraren, men även ordföranden själv kan föra protokoll vid stämman.

Vilka tider är det som gäller för protokollet?

Protokollet från stämman ska vara justerat och klart inom tre veckor från det att stämman hållits och då även finnas tillgängligt för medlemmarna.

Vilken roll har valberedningen?

Många föreningar har en valberedning vars uppgift är att sondera terrängen efter nya kandidater till styrelsen. Det finns inget i lag som reglerar valberedningens arbete men i föreningens stadgar kan det stå något om vad som gäller i er förening.

Om er förening har valt ledamöter till en valberedning är det klokt att tidigt på året kontakta dem för att vara säker på att de sätter i gång sitt arbete. Bjud eventuellt in valberedningen att vara med i anslutning till ett styrelsemöte för att berätta om året och vilka styrelseledamöter som inte kommer att sitta kvar i styrelsen. Informera självklart också om när stämman ska hållas.

Om valberedningen har ett förslag till styrelse, måste stämman besluta som den föreslår?

Nej, stämman behöver inte besluta enligt valberedningens förslag om förtroendevalda, utan kan komma med andra förslag. Mötesordföranden måste fråga stämman om andra förslag finns.

Vem får delta på stämman?

Föreningsstämman är en enskild sammankomst för medlemmar och stämmofunktionärer, till exempel externa stämmoordförande eller protokollförare. Den är alltså inte offentlig. Stämman kan besluta att den som inte är medlem eller funktionär ska ha rätt att närvara eller på annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman, men då måste samtliga röstberättigade som är närvarande vid föreningsstämman vara eniga och fatta beslut om det. Denna fråga kan också vara reglerad i stadgarna.

För den medlem som inte kan närvara vid stämman är det fortfarande möjligt att rösta, nämligen genom ombud som getts en fullmakt.

Vem kan vara ombud?

Kolla stadgarna. En fullmakt ger en person rätt att göra något, det vill säga agera för någon annans räkning. Ett ombud får representera högst en medlem om inget annat står i stadgarna. Ombudet ska ha med sig en fullmakt som är skriftlig, i original, och försedd med datum. Fullmakten gäller i ett år och behöver inte vara bevittnad men ska vara undertecknad.

Endast medlemmens maka eller make, sambo eller annan medlem i samma förening kan vara ombud, om inget annat anges i föreningens stadgar. Den tillfälliga stämmolagen som upphörde att gälla den 31 december 2022 och som möjliggjorde att fler än dessa kunde vara ombud, och även att ett ombud kunde representera flera medlemmar, gäller inte längre.

Vad är ett biträde och vem kan vara det?

Ett biträde är en person som en medlem får ta med sig till stämman för stöd och hjälp. Bostadsrättshavaren får ha med sig högst ett biträde och det är bara medlemmens make/maka, sambo eller en annan medlem som får vara biträde, om inget annat står i stadgarna. Biträdet behöver inte ha någon fullmakt eftersom denne inte utövar någon rösträtt för någon annans räkning. Ett biträde har dock yttranderätt.

Vilka får egentligen rösta?

Huvudregeln är att varje medlem i bostadsrättsföreningen har en röst och om flera medlemmar äger bostadsrätten tillsammans har de ändå bara en röst. När medlemmarna anländer till stämman prickas de av mot medlemsförteckningen som oftast också fungerar som röstlängd.

Även om en medlem har flera bostadsrätter har denne fortfarande bara har en röst. Detta gäller oavsett vad som står i stadgarna sedan lagändringen i bostadsrättslagen som trädde i kraft den 1 januari 2023. Undantag kan göras om bostadsrätten avser garage, lager eller förråd. I dessa fall kan rösträtten begränsas i stadgarna till exempelvis en halv röst.

Vad är en röstlängd och hur tar vi fram den?

En röstlängd är en förteckning över alla medlemmar som har rösträtt i en viss fråga vid omröstningar. Efter att stämman har öppnats är det klokt, men det är inget krav, att en sådan upprättas. En röstlängd behöver upprättas först vid en omröstning. Enklast är att utgå från föreningens medlemsförteckning och göra en avprickning eller ett upprop. Det är även en god idé att, ifall två eller flera medlemmar har en gemensam röst, notera i röstlängden vem av dem som ska lägga den faktiska rösten. Det är upp till dem själva att avgöra vem det ska vara. Kan delägarna inte komma överens om det får de helt enkelt avstå från att rösta. Några delade röster finns inte.

Ett alternativ kan vara att dela ut ett röstkort som kan räckas upp vid omröstning vilket gör det enklare att uppfatta majoritetens vilja och också för dem som utsetts till rösträknare att räkna.

Vilka tider gäller för årsredovisningen?

Föreningens revisor ska ha årsredovisningen för granskning senast sex veckor före stämman och föreningen bör få den i retur tillsammans med revisionsberättelsen senast tre veckor före stämman. Kontakta er revisor för att komma överens om allt det praktiska. Revisorn brukar vilja ha styrelseprotokoll och ibland verifikationer från förra året att gå igenom i samband med granskningen.

Måste årsredovisningen bifogas kallelsen till stämman?

Årsredovisningen måste inte biläggas kallelsen. Styrelsen väljer själv om den ska delas ut eller biläggas kallelsen. Dock måste årsredovisning och revisionsberättelse finnas undertecknade och tillgängliga för medlemmarna senast två veckor före stämman, till exempel på föreningens webbplats om en sådan finns. Den medlem som begär det har rätt att få den skickad till sig per post till sin adress, omgående och utan kostnad.