Tiden går som bekant fort och det finns all anledning att påbörja arbetet med årsredovisningen för förra räkenskapsåret i god tid. Om det är första gången kan frågorna vara många kring vad som gäller. Bostadsrätterna Direkt svarar här på några av dem.

Kanske har ni redan inlett arbetet, men annars kontaktar ni antingen er ekonomiska förvaltare eller den i föreningen som håller i ekonomin. Börja också skissa på verksamhetsberättelsen som beskriver förra årets händelser och även planerade arbeten.

SVAR PÅ VANLIGA FRÅGOR

1. När måste årsredovisningen vara klar?

Föreningens revisor ska ha årsredovisningen för granskning senast sex veckor före stämman och föreningen bör få den i retur tillsammans med revisionsberättelsen senast tre veckor före stämman. Utgå ifrån när ni behöver ha stämman enligt stadgar och lag och räkna sedan bakåt.

2. Vad måste vara med i verksamhetsberättelsen?

De viktigaste händelserna under det år som gått ska finnas med och verksamhetsberättelsen ska innehålla en rättvisande översikt över utvecklingen av föreningens verksamhet, ställning och resultat. Framför allt gäller det sådana förhållanden som inte redovisas i övrigt material men som är viktiga för förståelsen av verksamheten. Här ska styrelsen också ta upp händelser som är av betydelse för verksamheten, som inträffat efter räkenskapsårets slut.

3. Vad behöver revisorn ha för att göra sin granskning?

Revisorn vill i regel ha alla styrelseprotokoll och ibland verifikationer från förra året att gå igenom i samband med granskningen.

4. Hur går revisorns granskning till?

Den ekonomiska granskningen innefattar att kontrollera räkenskaperna, oftast genom stickprov, och att bokföringen i övrigt stämmer med verkligheten. Revisorn granskar att redovisningen utförts enligt god redovisningssed, som det heter. I förvaltningskontrollen ingår bland annat granskning av den tekniska förvaltningen, till exempel att styrelsen ser till att byggnader och mark sköts på ett tillfredsställande sätt.

5. Behöver vi oroa oss för vad revisorn ska hitta?

Det är lätt att tänka att revisorns uppgift är att söka och finna fel i styrelsens arbete, men revisorns roll är inte att vara ”chef” över styrelsen. Samtidigt är det viktigt att revisionen ger en korrekt bild av hur styrelsen skött sina åtaganden i föreningen.

6. Vad händer när revisionen är klar?

Efter granskningen ska revisorn eller revisorerna lämna en revisionsberättelse till föreningsstämman. I den ska revisorerna berätta om de anser att årsredovisningen stämmer överens med verkligheten eller inte och om den ger en riktig bild av föreningens ekonomiska ställning och resultat.

En revisionsberättelse som inte innehåller några anmärkningar brukar kallas för en ren revisionsberättelse. En så kallad oren revisionsberättelse innehåller mer eller mindre allvarlig kritik av vad revisorerna funnit vid revisionen. Är det fråga om mindre allvarlig kritik kan det räcka med att överlämna en skrivelse till styrelsen, en så kallad revisionspromemoria. Revisionsberättelsen kan då fortfarande vara ren. Medlemmarna har inte rätt att ta del av innehållet i promemorian.

7. Vem ska underteckna årsredovisningen?

Årsredovisningen ska skrivas under av samtliga styrelseledamöter. En styrelseledamot kan inte vägra att skriva under årsredovisningen även om ledamoten har en avvikande mening. En styrelseledamot kan inte lämna fullmakt till någon annan att skriva under årsredovisningen. Vid underskrifterna ska namnförtydligande och datum finnas med.

Om en styrelsesuppleant ersätter en styrelseledamot vid underskriften, ska det framgå att personen skrivit under i egenskap av tjänstgörande styrelsesuppleant.

8. Ska årsredovisning och revisionsberättelse skickas in till Bolagsverket?

En bostadsrättsförening är skyldig att självmant skicka in årsredovisningen till Bolagsverket om föreningen antingen har fler än 50 anställda, har mer än 40 miljoner kronor i balansomslutning eller mer än 80 miljoner kronor i redovisad nettoomsättning de två senaste räkenskapsåren. Det är med andra ord väldigt få föreningar som behöver skicka in sin årsredovisning.

En bostadsrättsförening som inte är skyldig att skicka in sin årsredovisning självmant kan däremot föreläggas att skicka in årsredovisningen till Bolagsverket om någon begär det.

9. Måste vi dela ut årsredovisningen till medlemmarna inför stämman?

När kallelsen till stämman skickas ut ska årsredovisningen vara påskriven av samtliga styrelseledamöter och revisionsberättelsen ska finnas med. Styrelsen väljer själv om årsredovisningen ska delas ut, men den måste finnas tillgänglig för medlemmarna senast två veckor före stämman, till exempel på föreningens webbplats, om en sådan finns.

10. Vem ska gå igenom och summera årsredovisningen på årsmötet?

Om ni har utsett en kassör i styrelsen brukar denne gå igenom årsredovisningen och svarar även på frågor kring den. En del föreningar ber sin kontaktperson eller den som upprättat årsredovisningen hos den ekonomiska förvaltaren att närvara och summera årsredovisningen.

11. Måste revisorn vara med på årsmötet?

Nej, det hör inte till vanligheterna att revisorer är med på föreningsstämmor, men det förekommer. Denne brukar då läsa upp hela eller delar av sin revisionsberättelse.

12. Hur förklarar vi ”röda siffror” i årsredovisningen?

Om föreningen har ett underskott i resultaträkningen, alltså visar minussiffror, är det bra att försöka förklara varför underskottet uppkommit i årsredovisningen. Många gånger beror underskottet på reglerna om hur intäkter och kostnader ska redovisas. Verkligheten bakom siffrorna i årsredovisningen är ofta en helt annan. Föreningen kan ha en god ekonomi trots underskottet på sista raden i resultaträkningen och inte ha några som helst problem att göra rätt för sig och betala sina räkningar.