För den som är invald i bostadsrättsföreningens styrelse finns en rad grundläggande begrepp som är värda att känna till. Vi ger dig här en introduktion i vad det innebär att sitta i en bostadsrättsförenings styrelse.

Lagar och regler

De viktigaste bestämmelserna om bostadsrätt finns i bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar, som ofta kallas föreningslagen. Kompletterande regler finns i föreningens stadgar och eventuella trivselregler. En bostadsrättsförening berörs dessutom av ett stort antal bestämmelser gällande bokföring, redovisning och beskattning samt regler inom bygg- och entreprenörsområdena.

Styrelsen

Föreningens verkställande organ är styrelsen och den utses av medlemmarna på en föreningsstämma. På ett första möte därefter, det konstituerande mötet, utses en av ledamöterna till ordförande, om inte stadgarna anger att det är föreningsstämman som gör det. Även suppleanter brukar kallas till styrelsemötena men det är inget krav. De har ingen rösträtt så länge de inte tjänstgör på ett styrelsemöte i stället för någon ordinarie ledamot som har fått förhinder.

Förvaltningen

Det är styrelsens ansvar att sköta förvaltningen av föreningens angelägenheter. Styrelsen kan utse någon annan att sköta den löpande ekonomiska och tekniska förvaltningen. Men det är fortfarande styrelsen som är ansvarig gentemot medlemmarna att förvaltaren gör det den ska enligt förvaltningsavtalet.

Arbetsfördelningen

Styrelsen ansvar för att organisera sig på ett bra sätt. För att underlätta styrelsearbetet bör ledamöterna dela upp arbetsuppgifterna mellan sig. Styrelsens ledamöter har i princip lika stort ansvar men i ordförandens uppgifter ingår att kalla till och leda styrelsemöten samt öppna föreningsstämman, om inte styrelsen utsett någon annan att göra detta.

Styrelsemöten

Det är alltså ordförandens uppgift att se till att möten hålls när det behövs. För att styrelsen ska kunna fungera tillfredsställande som beslutsorgan med fortlöpande insyn över förvaltningen behöver möten hållas regelbundet. Ordföranden är skyldig att utöver de planerade mötena kalla till extra möten om det behövs. Samma sak gäller om en ledamot begär att ett möte ska hållas.

Ingenting i lag kräver att styrelseledamöterna måste vara på samma plats när styrelsen sammanträder. Så länge ledamöterna kan höra varandra och själva höras, kan ett styrelsesammanträde hållas till exempel per telefon eller videokonferens.

Det ligger i sakens natur att ordföranden leder mötet. Om ordföranden inte är närvarande och det inte finns någon vice ordförande utsedd, får de närvarande styrelseledamöterna utse en ledamot att vara ordförande vid sammanträdet.

Om styrelsen inte kan träffas

Om alla ledamöter är ense om det, kan ett styrelsebeslut fattas utan sammanträde, så kallat “per capsulam”. Det sker genom att ett skriftligt förslag till beslut i form av ett styrelseprotokoll cirkulerar och undertecknas av samtliga styrelseledamöter. I brådskande fall kan beslut även fattas på ett ännu mera formlöst sätt, till exempel genom att en frånvarande styrelseledamots samtycke inhämtas per telefon och att detta sedan antecknas i protokollet. Det förekommer att den frånvarande antecknas som närvarande i protokollet om denne ger sitt medgivande till det.

Protokoll

Styrelsemötena ska dokumenteras i ett protokoll som ordföranden och ytterligare minst en ledamot ska skriva under. Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.

Lydnadsplikt

En grundläggande princip för en bostadsrättsförening är att det är föreningsstämman som är det högsta beslutande organet. Det innebär en ”lydnadsplikt” för styrelsen att följa och verkställa de beslut som stämman fattat så länge dessa inte strider mot lag eller stadgar. Det är styrelsens sak att kontrollera att besluten inte gör det och i sådant fall inte verkställa dem. En styrelse kan aldrig lägga över det ansvaret på stämman.

Vårdplikt

Alla styrelseledamöter har en så kallad vårdplikt om föreningen. Det innebär att de har ansvar för att föreningens fastighet och ekonomi sköts på ett bra sätt. Vad gäller fastigheten ska styrelsen inte vara passiv utan behöver fatta nödvändiga beslut om exempelvis renovering. En styrelse kan alltid låta föreningsstämman avgöra för att på så sätt förankra beslut hos alla medlemmar.

Styrelsen disponerar även stora ekonomiska värden. Dessa får inte sättas på spel, det måste alltid prioriteras att medlemmarna får en säker avkastning på tillgångarna. Denna försiktighetsprincip gäller att ta upp nya lån.

Lojalitetsplikt

En styrelseledamot får aldrig låta sitt eget eller någon annans intresse gå före föreningens. Styrelseledamöterna har vad som kallas för ett sysslomannaansvar gentemot föreningen och ska därför agera i enlighet med stadgarna och det föreningsstämman beslutarom.

Tystnadsplikt

Styrelsens ledamöter och suppleanter får inte berätta för andra vad som diskuteras inom styrelsen. Ledamöter får ibland information som kan skada föreningen och enskilda medlemmar om den sprids. Alltså gäller att styrelsen ska vara försiktig med det den känner till. Detsamma gäller för revisorerna.

Avvikande mening

Varje styrelseledamot har rätt att markera en avvikande mening eller reservera sig mot ett beslut som fattas på styrelsesammanträdet. Detta kan ske på två sätt: antingen genom att resultatet av en omröstning antecknas i protokollet eller genom att ledamoten begär att få en reservation mot beslutet antecknad i protokollet.

Revisorer

Revisorn ska göra en opartisk och kritisk bedömning av styrelsens handlande och därför ska revisorn inte delta i styrelsesammanträden. Personen får inte heller stå i nära relation till någon i styrelsen. Det är viktigt att revisorn har den kunskap och erfarenhet som krävs för uppdraget men behöver inte vara medlem i föreningen om inte stadgarna kräver det. Läs mer om revisorns roll under ”Revisor”

Firmateckning

Styrelsen i sin helhet har alltid rätt att agera firmatecknare. Om firmateckningsrätten delegeras bör det krävas minst två ledamöter tillsammans för att till exempel betala fakturor, uppta lån och flytta pengar. Ge inte någon i styrelsen fullmakt att ensam göra uttag från föreningens konto. Kom ihåg att när nya ledamöter väljs in i styrelsen ska en ändringsanmälan göras hos Bolagsverket. Det är mycket viktigt att inte tidigare ledamöter som inte längre ingår i styrelsen kan teckna föreningens firma.

Fullmakter

Protokollför alltid vilka fullmakter styrelsen har ställt ut och se till att begränsa dem vad gäller belopp och tid. Bevaka och kontrollera utställda fullmakter med jämna mellanrum, särskilt när styrelsens sammansättning har ändrats.

Tänk på jäv

En styrelseledamot får självklart inte diskutera och besluta i frågor som rör avtal mellan sig själv och föreningen. Ledamoten får inte heller diskutera eller besluta i frågor mellan föreningen och någon annan som denne har så kallad intressegemenskap med, till exempel någon närstående, om det kan strida mot föreningens intressen. Läs mer om ämnet under Jäv.

Likhetsprincipen

Medlemmar ska i princip behandlas lika. Styrelsen får inte agera på ett sådant sätt att vissa medlemmar får ekonomiska fördelar eller gynnas på ett otillbörligt sätt på övriga medlemmars bekostnad. Även föreningsstämman måste ta hänsyn till likhetsprincipen.